5 FINANCIËN

Met ingang van 1 januari 2022 is de juridische fusie tussen de voormalige Stichting ROC de Leijgraaf (verdwijnende partij) en de voormalige Stichting ROC ’s-Hertogenbosch (ontvangende partij) een feit. De nieuwe Stichting ROC Noordoost-Brabant, tevens handelend onder de naam Koning Willem I College is op 1 juni 2022 gefuseerd met de verdwijnende Stichting Educatie Koning Willem I college en de verdwijnende vennootschap ROCV de Leijgraaf B.V. Op 1 augustus 2022 is in overleg met het DUO het BRIN-nummer van de voormalige Stichting ROC de Leijgraaf opgeheven. Daarmee is de juridische fusie in formele zin afgerond. 

De administratieve verwerking van de fusie is in 2022 verder voorbereid. Dit heeft erin geresulteerd dat met ingang van 1 januari 2023 de gescheiden financiële en personeelsadministraties in elkaar zijn gevoegd tot één financiële en personeelsadministratie. De samenvoeging van de gescheiden studentenadministraties zal zijn beslag krijgen in de zomer van 2023. Om dit alles mogelijk te maken en werkend te krijgen zijn in 2022 de voorbereidingen getroffen om verschillende applicaties samen te kunnen voegen c.q. nieuwe te implementeren.  

Om de systeemintegratie succesvol te laten zijn, is eind 2022 begonnen met het beschrijven, harmoniseren van in eerste instantie de financiële processen. Vanuit het MORA-procesmodel is ook de aansluiting met de voorgaande processtappen in de keten gelegd. Inmiddels zijn in 2023 de processen beschreven, waarbij naast harmonisatie van de processen van voormalig De Leijgraaf en voormalig Koning Willem I College ook naar optimalisatie wordt gekeken. Dit binnen de mogelijkheden van het strakke programmaplan van Informatievoorziening. 

Een ander aspect in het gehele veranderproces betreft de cultuur-/ gedragsomslag die de organisatie met elkaar voor ogen heeft. Onder aanvoering van het college van bestuur worden regelmatig koersdagen georganiseerd om thema’s uit het verandertraject met elkaar te adresseren. 

Door de samenvoeging van de instellingen heeft er ook een reorganisatie op onderwijsvlak plaatsgevonden. Deze is vanaf ingang van het schooljaar 2022-2023 voelbaar geworden. Dit en de vorming van een centrale ondersteunende organisatie heeft er ook toe geleid dat eenieder in deze beginfase zijn weg moet zoeken. Wat vanzelfsprekend was, is niet meer. Dit raakt ook onderwerpen als managementrapportages en begrotingen. Vanaf eind 2022 is hier flink de schouders onder gezet. De begroting 2023 is in december op instellingsniveau door de raad van toezicht vastgesteld. Vervolgens is met de recent geformeerde groep business controllers de vertaalslag naar afdelingsbegrotingen gemaakt. Die is in april 2023 gerealiseerd. Ook heeft in deze maand de raad van toezicht de meerjarenbegroting vastgesteld. 

Als gevolg van de fusie is er bij de harmonisatie van de grondslagen van de activa/ passiva uitgegaan van de “pooling of interests” methode. Waar nodig zijn de afschrijvingsgrondslagen geharmoniseerd (Besluit raad van toezicht 26-09-2022) en dezelfde voorzieningen bij beide instituten getroffen c.q. op dezelfde wijze berekend. De afzonderlijke financiële administraties zijn zo op dezelfde leest geschoeid, waarna ze eenvoudig in elkaar te schuiven zijn. Deze wijze van samenvoegen heeft tevens als voordeel dat de audittrail vanuit beide losse entiteiten tot één gezamenlijke nieuwe organisatie relatief eenvoudig te volgen is. 

Bekostigde studenten
Naar aanleiding van de juridische fusie per 1 januari 2022 zijn in onderstaand overzicht de bekostigde studentenaantallen van De Leijgraaf en het voormalig Koning Willem I College bij elkaar opgeteld. Vanaf 1 augustus 2022 is het BRIN-nummer van voormalig De Leijgraaf opgeheven en worden de bekostigde studentenaantallen op het BRIN-nummer van de nieuwe Stichting ROC Noordoost-Brabant (opgericht per 1-1-2022) weergegeven.

De daling van de studentenaantallen is bij het voormalig ROC de Leijgraaf al eerder ingezet dan bij het voormalig Koning Willem I College. Met ingang van het schooljaar 2022-2023 treedt dit landelijk effect ook voor het eerst op bij het Koning Willem I College. Dit is aanleiding om in de continuïteitsparagraaf uit te gaan van een dalend studentenaantal scenario (zie hierna).

De formatie is in 2022 met ca. 50 FTE ten opzichte van 2021 afgenomen. Dit is deels te verklaren door de fusie, deels doordat een aantal vacatures door de spanning op de arbeidsmarkt moeilijk zijn in te vullen. Maar ook is al deels rekening gehouden met de dalende studenten aantallen. Daarnaast heeft er een (her)definitie van de personeelscategorieën binnen de gefuseerde organisatie plaatsgevonden. Dit verklaart de “opmerkelijke” verschillen.

Daarnaast zien we dat het ziekteverzuim in 2022 oploopt, wat zich verder voortzet in 2023 (Q1 2023 ca. 8%). Dit heeft deels te maken met de fusie, maar ook deels door persoonlijke, medische situaties.

Om de fusie te laten slagen is tijdelijk behoefte aan extra en soms ook ander gekwalificeerd personeel. Dit speelt onder andere bij Informatievoorziening. De komende drie jaren worden de verschillende applicaties van de beide gefuseerde entiteiten in elkaar geschoven. Begin 2023 zijn bij beiden de twee financiële administraties gemigreerd naar één omgeving en gelijktijdig een nieuw inkoop-/facturatiesysteem geïmplementeerd. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen voor één verkoopfacturatiesysteem. Dit speelt ook bij HR, waar begin 2023 beide personeelsadministraties in HR2Day zijn ondergebracht.

N.B. Het normatief eigen vermogen bedroeg voor 2021 € 141,0 mln en voor 2022 € 141,5 mln.

Uit bovenstaande blijkt dat het Koning Willem I College financieel gezond is, waardoor er ook financiële ruimte is om in te spelen op de dalende studentenaantallen.

Deze paragraaf is gebaseerd op de jaarrekening 2022 en moet gelezen worden in samenhang met de toelichting op de jaarrekening en de overige financiële gegevens in de jaarrekening.

Het exploitatieresultaat over 2022 bedraagt € 2,2 mln positief. Dit is ten opzichte van 2021 een ruim € 8 mln lager resultaat. Het resultaat van 2021 werd echter sterk positief beïnvloed door extra ontvangen NPO-gelden, die in 2021 voor een belangrijk deel niet zijn uitgegeven. Daarnaast was er in 2021 ook in veel mindere mate sprake van fusiekosten.

Ten opzichte van de begroting valt het resultaat € 2,5 mln hoger uit. Hierbij moet opgemerkt worden dat er over 2022 feitelijk nog sprake was van twee afzonderlijke deelbegrotingen, namelijk die van het ‘oude’ Koning Willem I College en van De Leijgraaf. Die zijn vervolgens samengevoegd, maar daarbij kwamen wel een aantal dubbelingen naar voren, die in de realisatie dus een voordeel hebben opgeleverd.

Per saldo zijn de baten € 4,0 mln lager dan begroot. De Rijksbijdragen en overige overheidsbedragen en -subsidies waren per saldo ca. € 4 mln lager dan begroot. Dit wordt onder meer veroorzaakt door lager dan begrote NPO-gelden. Als gevolg van een harmonisatie in de grondslagen vallen de college-, cursus-, les- en examengelden € 1 mln lager uit dan begroot. Met name door hogere inburgeringsopbrengsten zijn de baten werk in opdracht van derden en overige baten € 1 mln hoger dan begroot.

In het totaal van de lasten van € 172,5 mln zijn ook de fusiekosten opgenomen. Deze vallen € 0,7 mln lager uit dan begroot, en zijn als volgt te specificeren.

De belangrijkste afwijking fusiekosten zijn de kosten voor de vernieuwing voor het onderwijs en mobiliteit personeel. Deze zullen naar verwachting voor een belangrijk deel in 2023 en 2024 gemaakt gaan worden. Een belangrijk deel van de fusiekosten bestaat uit de kosten in het kader van de harmonisering van de ICT (kosten ICT-transitie). Die zullen overigens nog doorlopen in 2023.

Exclusief de apart begrote fusiekosten, bedragen de totale lasten € 169,3 mln. Dit is € 5,8 mln lager dan begroot. De personeelskosten zijn wel hoger dan begroot, met name als gevolg van het harmoniseren van de berekening van de personeelsvoorzieningen, die heeft geleid tot een ca. € 3,5 mln hogere dotatie dan begroot. Als gevolg van dezelfde harmonisatie zijn de afschrijvingslasten ca € 2 mln lager dan begroot. Ook de huisvestingslasten zijn ca. € 2,5 mln lager dan begroot. Dit wordt onder meer veroorzaakt door per saldo lagere kosten voor groot onderhoud. Rekeninghoudend met de kosten voor ICT en communicatie die voor € 2 mln betrekking hebben op de fusie, zijn ook de overige lasten bijna € 2 mln lager dan begroot. Dit betreft verschillende posten, waar ook de vorengenoemde dubbelingen in de begroting een rol spelen.

In de paragraaf ‘Kengetallen’ is de ontwikkeling van de belangrijkste financiële kengetallen solvabiliteit en liquiditeit opgenomen. Hieruit blijkt dat de financiële positie van het Koning Willem I College robuust is.

De solvabiliteit, uitgedrukt als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen, is ultimo 2022 gestegen van 66% naar 71%. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door de stelselwijziging, waarbij de voorziening groot onderhoud, per 31 december 2021 groot € 7,1 mln, is overgeheveld naar het eigen vermogen. Daarnaast heeft ook het positieve resultaat over 2022 van € 2,2 mln een positief effect op de solvabiliteit. Dit is ook de reden dat de zogenaamde solvabiliteit II (eigen vermogen + voorzieningen gedeeld door het totaal vermogen) met 2% is gestegen en ultimo 2022 77% bedraagt. Deze solvabiliteit ligt ruim boven de door de Inspectie van het Onderwijs gehanteerde ondergrens van 30%.

De signaleringswaarde ter bepaling van eventueel bovenmatig eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 0,61 (ultimo 2021: 0,55). Dit is ruim onder de signaleringswaarde van 1,0. Dit betekent dus dat er bij Koning Willem I College geen sprake is van bovenmatig eigen vermogen.

De liquiditeit uitgedrukt in de current ratio, de verhouding tussen de vlottende activa en de kortlopende schulden, bedraagt ultimo 2022 1,67 (2021: 1,38). Dit is ruim boven de signaleringswaarde van 0,75. Het saldo liquide middelen is door de positieve kasstroom over 2022 van € 5,8 mln gestegen van € 28,3 mln naar € 33,8 mln. Deze stijging van € 5,8 mln wordt veroorzaakt door het positieve resultaat over 2022 van € 2,2 mln, waarbij in de resultaat aanzienlijke dotaties aan personeelsvoorzieningen zijn opgenomen, die in 2022 nog niet hebben geleid tot uitstroom van liquide middelen. Daarnaast zijn de investeringen in 2022 ruim € 2 mln lager dan de afschrijvingen. Per saldo beschikt Koning Willem I College dus over een uitstekende liquiditeitspositie.

Wij baseren ons treasurybeleid op het treasurystatuut van de stichting ROC Noordoost-Brabant. Deze voldoet aan de regeling beleggen, belenen en derivaten OCW 2016.

Op basis van artikel 10 van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 is er bij het Koning Willem I College, net als in 2021, geen sprake van beleggen en belenen. Het college staat op het standpunt dat publieke middelen worden verstrekt voor het primaire proces, te weten het verzorgen van onderwijs. Het college brengt dit proces niet in gevaar door het aangaan van risico’s die daar niet direct betrekking op hebben, zoals het risicovol beleggen van tijdelijke niet bestede publieke middelen.

Prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s

De organisatie maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die de organisatie blootstellen aan markt-, rente-, kasstroom-, krediet- en liquiditeitsrisico’s. Om deze risico’s te beheersen, heeft de organisatie een beleid inclusief een stelsel van limieten en procedures opgesteld om de risico’s te beperken die onvoorspelbare ongunstige ontwikkelingen op de financiële markten kunnen hebben op de financiële prestaties van de organisatie.

Koning Willem I College heeft niet te maken met bijzondere prijsrisico’s Het college is in 2022 volledig overgegaan op schatkistbankieren. Om die reden is de hypotheek op het onderwijspand in Oss bij het Rijk tegen gunstigere voorwaarden geherfinancierd. Het Koning Willem I College voldoet ruim aan de geldende solvabiliteits- en liquiditeitsnormen. De krediet- en liquiditeitsrisico’s en kasstroomrisico’s zijn zeer beperkt. De vorderingen uit hoofde van debiteuren betreffen vorderingen op studenten en vorderingen op overige debiteuren. Het Koning Willem I College heeft regels en procedures opgesteld voor de betaling van cursusgelden door studenten. Het kredietrisico is niet geconcentreerd bij enkele partijen.

Op 1 januari 2022 is De Leijgraaf juridisch gefuseerd met het Koning Willem I College en per 1 augustus 2022 is de institutionele fusie geëffectueerd. De fusieplannen zijn opgenomen in het ‘beslisdocument’, waarin de belangrijkste uitgangspunten voor het tijdperk na de fusie zijn opgenomen. De nieuwe organisatie is conform het nieuwe organogram per februari 2022 ingericht in onderwijs – staf en ondersteunende afdelingen en het bijbehorende management is benoemd. Met de institutionele fusie zijn de verschillende teams daadwerkelijk gaan samenwerken in hun afdelingen over de beide fusie-instellingen heen. De start van het schooljaar 2022-2023 is in de nieuwe organisatie een belangrijke mijlpaal geweest. Vanaf dat moment ging iedereen werken en leren op het Koning Willem I College.

In 2023 zullen de twee organisaties steeds verder in elkaar worden geschoven, ook qua systemen en werkprocessen binnen de ondersteunende afdelingen. In de jaren daarna, 2024 en verder, verwachten we dat de schaalvoordelen echt zichtbaar worden.

Bij het opstellen van de formatiebegroting 2022-2023 en de begroting voor 2023 en verder hebben we de eerste stappen genomen om de omvang van de kosten in lijn te brengen met de baten. De noodzaak hiertoe werd verstevigd door de ontwikkeling van de studentenaantallen per 1 oktober 2022, die lager uit zijn gekomen dan waarop was geanticipeerd. Dit overigens grotendeels in lijn met het landelijke beeld. We hebben kaders gesteld aan de omvang van de formatie, huisvesting, afschrijvingen (gekoppeld aan de investeringen) en de overige lasten, maar zijn ons er terdege van bewust dat dit de komende jaren verder aangescherpt moet worden. In 2022 hebben we nog gewerkt met twee afzonderlijke begrotingen voor De Leijgraaf en het Koning Willem I College. Voor 2023 en de jaren daarna hebben we de eerste ‘nieuwe Koning Willem I College’ (meerjaren)begroting opgesteld.

In deze meerjarenbegroting wordt er vanuit gegaan dat de MBO-studentenaantallen na een daling in 2022 van 6% ten opzichte van 2021, in de jaren 2023 t/m 2027 jaarlijks veder dalen met circa 2%. Voor VAVO en Educatie verwachten we dat de studentenaantallen de komende jaren zullen toenemen. 

Deze dalende studentenaantallen hebben ook tot gevolg dat de bekostiging de komende jaren zal afnemen. Hierop zal ook het kostenniveau aangepast moeten worden, zodat het ‘nieuwe Koning Willem I College’ wel met een gezonde exploitatie de toekomst tegemoet kan treden. Een flinke uitdaging waarvoor, door de T min 2 bekostiging en de robuuste vermogenspositie, gelukkig wel tijd en ruimte is om goede, verantwoorde keuzes te maken. Hier is in 2022 al een start mee gemaakt. Voor de jaren 2023 en 2024 zijn overigens bovenop de reguliere begroting nog wel extra fusiekosten begroot.

Additioneel aan de reguliere bekostiging, willen we meer werk gaan maken van contractactiviteiten en de zogeheten 3e geldstroom. In de fusieorganisatie is hiertoe een aparte afdeling opgericht die zich, behoudens inburgering– en educatieactiviteiten, hier volledig mee bezig houdt. Dit heeft tot dusverre nog niet geleid tot een flinke stijging van de contractactiviteiten, maar hiertoe zien we wel voldoende kansen in de komende jaren omdat bedrijven en instellingen in de krappe arbeidsmarkt ook vaker in zetten op her – en bijscholing.

Het eigen vermogen is in de jaarrekening uitgesplitst in algemene- en bestemmingsreserve. Vanaf 2022 is besloten het resultaat enkel toe te voegen aan de algemene reserves en geen specifieke bestemmingen te bepalen. De bestemmingsreserve op de balans per einde jaar worden komend jaar besteed of nader bepaald. 

De personele kosten bewegen mee met de dalende studentenaantallen, en dus de bekostiging, en zijn gemaximeerd op 75% van de baten. De huisvestingskosten nemen als gevolg van de in 2022 sterk gestegen inkoopprijs van de energie in 2023 sterk toe. Voor de jaren vanaf 2024 is als uitgangspunt genomen dat energiekosten weer zullen normaliseren, echter wel op een hoger niveau dan in de jaren voor 2021. Daarnaast is er rekening mee gehouden dat verschillende energiebesparende maatregelen en investeringen, als ook een optimalisatie van het aan gebruikte vierkante meters, tot uitdrukking zal komen in lagere huisvestingskosten. Voor de jaren 2023 en 2024 wordt nog uitgegaan van extra kosten als gevolg van de fusie; voor de jaren daarna is het uitgangspunt dat de beide organisaties en systemen zodanig zijn geïntegreerd dat dit per saldo niet meer tot extra kosten leidt. In de meerjarenbegroting zien we 95% structurele inkomsten vanwege rijksbijdragen, kwaliteitsagenda en subsidies. 

Voor het verzorgen van kwalitatief goed onderwijs zijn jaarlijks vervangings- en uitbreidingsinvesteringen nodig in immateriële en materiële vaste activa.

Het in 2022 opgestelde Integrale Huisvestingsplan is naast het nog op te stellen vastgoedbeleid, basis voor het huisvestingsbeleid. Op basis van deze planvorming neemt de ruimtebehoefte in de komende 10 jaren met zo'n 10.500 vierkante meters af. De investeringen in gebouwen en terreinen zullen dus vooral liggen op het gebied van groot onderhoud, interne verbouwingen ten behoeve van een efficiëntere inrichting en op het gebied van duurzaamheid. Desinvesteringen middels verkoop van gebouwen in eigendom zijn voorzien in het najaar van 2023. Het afstoten van huurlocaties maakt onderdeel uit van het nieuw op te stellen vastgoedbeleid.

Andere voorgenomen investeringen liggen op het gebied van digitale systemen zoals een nieuw studenteninformatiesysteem, leermanagementsysteem en elektronische leeromgeving. De aanbestedingen hiervoor hebben plaatsgevonden en zullen worden geëffectueerd in 2023 en 2024. Daarnaast willen we additioneel op de activiteiten uit de Werkagenda investeren in de verdere flexibilisering van ons onderwijs. Deze activiteiten willen we financieren uit eigen middelen.

De conclusie is dat de financiële positie vrijwel altijd robuust genoeg is om bij de verschillende scenario’s binnen de gewenste financiële normen te blijven. Alleen in het worst-case scenario komt eind 2027 de liquiditeit onder de gewenste norm van 0,50. Dit betekent dat de komende jaren de ontwikkeling van de studentenaantallen scherp gemonitord zal blijven, zodat eventueel noodzakelijke aanpassingen in het kostenniveau van de organisatie tijdig en met voldoende daadkracht doorgezet kunnen worden.

Doelstelling van de Planning en Control-cyclus is het sturen en beheersen van de activiteiten en middelen die nodig zijn onze strategische doelstellingen te behalen. Het bewaken van de activiteiten, behaalde resultaten en bestede middelen op alle niveaus in de organisatie zorgt ervoor dat we in control blijven en permanent zicht houden op de voortgang van en risico’s voor het behalen van onze doelstellingen. Dit doen we aan de hand van de volgende instrumenten:

De Plan, Do, Check, Act (PDCA) cyclus is binnen Koning Willem I College geïntegreerd in zowel de onderwijskwaliteit als in de Planning & Control cyclus. Hiermee wordt een continu verbetering van de P&C cyclus beoogd. 

• Begroting (PLAN)
  Ieder jaar wordt in december de begroting vastgesteld voor de daarop volgende vijf jaren. In de begroting worden de te behalen doelen (financieel en kwalitatief) gesteld. In februari wordt een bijgestelde formatie begroting opgesteld voor de benodigde formatie voor het komende schooljaar (september). Er is gekozen voor februari omdat dan de studentenaantallen beter te voorspellen zijn dan bij het opstellen van de begroting en er dan nog voldoende tijd is om nieuw personeel te werven. Dit is de plan fase.

• Uitvoering (DO)

• Rapportages (CHECK)
  • MARAP: Iedere vier maanden volgt een tertiaal rapportage. Hierin worden zowel financiële als kwalitatieve kencijfers gerapporteerd. Daarnaast wordt iedere 4 maanden een prognose gemaakt van het te verwachten resultaat. Deze rapportages worden besproken met het bestuur en de directies van de afdelingen. Deze rapportages worden ook verstrekt aan de accountant en besproken met de Raad van Toezicht.
  • Maandelijkse voortgangsrapportages: iedere afdeling ontvangt maandelijks een voortgangsrapportage voor de financiële kerncijfers als de formatieve cijfers.

• Voortgangsgesprekken (CHECK, ACT)
  • Er vinden drie voortgangsgesprekken per jaar (in februari, mei en oktober) plaats tussen directies van de afdelingen en bestuur, waarin de MARAP besproken wordt. Tijdens deze gesprekken wordt gekeken of er bijstelling van acties nodig is. Hierbij worden zowel financiële als niet financiële doelstellingen besproken.
  • Maandelijks vinden er voortgangsgesprekken tussen bestuur en directies o.b.v. de voortgangsrapportages (bilaterale).

Daarnaast vinden er maandelijkse 3-gesprekken plaats tussen directies en hun HR business partner en controller.