2 WERKEN

Per 1 januari 2022 is de fusie juridisch een feit. Dit betekent een herinrichting van de onderwijsafdelingen en ondersteunende afdelingen. Per 1 januari 2022 werkten alle ondersteunde afdelingen samen en werken de onderwijsafdelingen via de nieuwe organisatiestructuur. Met de nieuwe structuur decentraliseerden we de Talenacademie en het Studenten Succes Centrum.

Bij de inrichting van de nieuwe organisatie hoorde ook een nieuwe structuur. Dit had tot gevolg dat alle leidinggevende posities opnieuw moesten worden ingevuld. HR zorgde, in nauwe samenspraak met de raad van bestuur, voor een zorgvuldig proces rondom verkenning en benoeming, en waar nodig voor professionele ondersteuning van dat proces.

Allereerst werkten we de nieuwe profielschetsen van de leidinggevende functies uit. Daarna stelden we, in nauwe samenspraak met de raad van bestuur, de notitie ‘Selectie en Benoeming Leidinggevenden voor het nieuwe Koning Willem I College’ op en konden we aan de slag. Dit leidde tot de benoeming van zeventien directeuren en 63 onderwijsmanagers en teammanagers. Het merendeel van de benoemde leidinggevenden komt uit De Leijgraaf of het Koning Willem I College. Dat geldt zowel voor ervaren collega’s als voor nieuwe leidinggevenden. Het team werd compleet door ook een aantal externe kandidaten te benoemen. Dit team van leidinggevenden ondersteunt met elkaar de teams van het college om aan zet te komen.

De krapte op de arbeidsmarkt is voelbaar en blijft voorlopig aanhouden. Dit blijft ook binnen ons college niet onopgemerkt. We merken dat de schaarste die er al was voor docenten bij diverse vakgebieden, zoals Techniek, ICT, Zorg en Nederlands, nóg verder is toegenomen. Maar ook ondersteunend personeel, zoals roostermakers, is moeilijk te vinden. 

In het voorjaar van 2022 zetten we een nieuwe wervingsstrategie in, gebaseerd op de inzichten en interventies uit de nieuwe aanpak rondom recruitment. Hoewel de zogenaamde 'war for talent' en de strijd om het binnenhalen van geschikte professionals en de schaarste onder uitzendkrachten en zzp'ers op de flexibele arbeidsmarkt ook voor ons goed merkbaar waren, wierp deze aanpak duidelijk zijn vruchten af. Sinds april 2022 pakten we de werving voor de nieuwe organisatie gezamenlijk aan. 

Om vacatures in te kunnen vullen, maakten we in 2022 meer gebruik van externe wervingskanalen, sociale media voor het ‘vermarkten’ van onze vacatures. Daarnaast zagen we dat aantrekken en binden van medewerkers beter verloopt wanneer de teams zich inzetten voor werving en de vacatures binnen hun netwerk deelden. Hierop stuurden we in 2022 jaar.

We zetten in de jaren hiervoor bewust in op werving van zij-instromers. Dit zagen we in 2022 terug in de stijging van het aantal zij-instromers binnen het Koning Willem I College. Het aantal deelnemers van het PDG-traject is flink toegenomen. Dit is een traject voor zij-instromers om bekwaam te worden als docent in het mbo. Daarnaast zetten we ook meer in op hybride werkvormen. Dit zijn medewerkers die, naast dat zij werkzaam zijn in het onderwijs, ook nog werkzaam zijn binnen de sector waarin zij lesgeven. We zien dit met name in de zorg en techniek. 

Om in te spelen op de informatiebehoefte vanuit mensen die overwegen om de overstap te maken naar het onderwijs, werd ‘Het Koffiemomentje’ met HR Adviseurs in het leven geroepen. Dit begon als een idee om laagdrempelig vragen van mensen te beantwoorden over de overstap naar het onderwijs en het Koning Willem I College als werkgever. Dit groeide in 2022 al snel uit tot een succes. Iedere eerste donderdag van de maand kwamen er ongeveer 25 geïnteresseerden op bezoek op onze verschillende locaties. In 2023 zetten we deze bijeenkomsten dan ook zeker voort.

In 2022 stroomden 294 medewerkers uit. 160 Medewerkers hebben hun eigen arbeidscontract opgezegd, 45 medewerkers gingen met (keuze)pensioen, van 73 medewerkers liep het contract van rechtswege af, bij 5 medewerkers is het arbeidscontract beëindigd met wederzijdse goedkeuring en bij 11 medewerkers is het contract beëindigd om overige redenen.

Het college is als onderwijsinstelling eigen risicodrager voor de Werkloosheidswet (WW). Dit betekent dat de kosten van de WW-uitkering van ex-werknemers voor rekening van het college komen. In het jaar 2022 waren er 6 ex-medewerkers van het oud-Koning Willem I College met een WW-uitkering en 14 ex-medewerkers van oud-Leijgraaf.

Daarnaast kent de cao-mbo een aanvullende uitkering op de WW-uitkering, de Bovenwettelijke Werkloosheidsregeling (BWW) te verzorgen voor ex-medewerkers die aanspraak maken op een WW-uitkering. Eind 2022 waren er acht ex-medewerkers van oud-Koning Willem I College met een BWW-uitkering en vijfex-medewerkers van voormalig De Leijgraaf. 
Bij oud-Koning Willem I College maakt en vijf ex-medewerkers gebruik van beide uitkeringen, de WW en de BWW, dit was bij de oud-Leijgraaf één ex-medewerker.

Het college heeft als ex-werkgever de wettelijke taak om de re-integratie te verzorgen van de ex-werknemers die een WW-uitkering hebben. De ex-medewerkers worden bij het vinden van een nieuwe werkkring ondersteund door een extern bureau.

De cao-mbo 2021-2022 liep tot 1 mei 2022. Aangezien de cao-partijen er niet in slaagden om voor die datum afspraken te maken over een nieuwe cao, liep de oude cao door tot 2 juni 2022. In juni kwamen de partijen een nieuwe cao overeen, die met terugwerkende kracht inging per 1 mei 2022 en loopt tot 1 juni 2023. 

Dit leidde tot een structurele salarisverhoging van 4,2% per 1 juli 2022. Daarnaast ontving elke medewerker die op 1 juli 2022 in dienst was een eenmalige uitkering van €600 bruto, naar rato van de werktijdfactor. Ook was er per 1 juli 2022 een uitbreiding van het seniorenverlof en werd de regeling ouderschapsverlof aangepast. 

Na de juridische fusie op 1 januari 2022 zetten we een traject in om de salarisadministratie en de personeelsinformatiesystemen op elkaar af te stemmen. Dit betekende een omvangrijk verandertraject. De Leijgraaf werkte namelijk met het salarispakket ADP, terwijl Koning Willem I College alle gegevens verwerkte in HR2Day. Deze verandering ging in een steeds hechter wordende samenwerking met de afdeling Informatievoorziening. 

Om de leidinggevenden en medewerkers een snellere en efficiëntere afhandeling van HR-processen te kunnen bieden, was het belangrijk om HR2Day verder te implementeren. Er lag een stevige projectplanning die gemaakt was door de Projectgroep HR2Day (een multidisciplinair team vanuit Informatievoorziening en HR, vanuit Koning Willem I College en De Leijgraaf). Via een kort-cyclische aanpak, digitaliseerden we in 2022 maar liefst 48 processen. 

We speelden in op het nieuwe beleid en op de uitvoering van afspraken zoals gemaakt bij de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. Medewerkers en leidinggevenden regelen meer zaken online, in plaats van via formulieren, telefonisch of verzoeken per mail. Binnen HR betekent de digitalisering efficiënter en papierloos werken.

Eind 2022 werkten onze medewerkers van de personeels- en salarisadministratie hard aan de migratie van onze personeels- en salarissystemen. Dit betekent dat iedereen vanaf 1 januari 2023 gebruikmaakt van HR2Day. 

Door de fusie ontstond voor het nieuwe Koning Willem I College een nieuwe werkelijkheid. Naast de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden en het HR beleid is er ook een toenemende behoefte aan een gemeenschappelijk functiehuis. Om dit proces zorgvuldig te begeleiden besloten we om dit project samen met adviesbureau Berenschot op te pakken. Zij hebben kennis en ervaring met het opzetten van een nieuw functiehuis binnen het onderwijs.

Naast de harmonisatie van het functiehuis kijken we hoe het functiehuis kan bijdragen aan de organisatiekoers. De huidige koers vraagt om continue ontwikkeling van onze medewerkers en voldoende wendbaarheid om als afdeling voldoende mee te kunnen bewegen met de veranderingen binnen en buiten de organisatie. Dit project krijgt vooral in 2023 vorm en inhoud. In voorgaande jaren werkten we aan een rollenboek, aanvullend op het functiehuis. De input vanuit het rollenboek, specifiek voor de functie binnen het primair proces, nemen we mee in het nieuwe functiehuis.

Bij de invulling van vacatures werken we in sommige gevallen samen met partijen uit de uitzendbranche. Via deze partijen huren we tijdelijke medewerkers in, bijvoorbeeld wanneer het gaat om kortdurende vacatures wegens ziektevervanging of wanneer we bij de invulling van een vacature een hoge mate van flexibiliteit wensen. Ook als het niet lukt een vacature in te vullen via een reguliere werving- en selectieprocedure, is inhuur in sommige gevallen noodzakelijk. In 2022 brachten we lopende contracten met externe partijen in kaart van zowel oud-Leijgraaf als oud-Koning Willem I College. Dit resulteerde in het besluit om het merendeel van de lopende contracten te beëindigen. Hiermee ontstaat de ruimte voor een nieuwe aanbestedingsprocedure waar we in de loop van 2023 nader vorm en inhoud aan geven.

Leven lang ontwikkelen (LLO) is een steeds belangrijker speerpunt voor het Koning Willem I College. De arbeidsmarkt in de regio in balans brengen én houden: daaraan willen wij graag een bijdrage leveren via bedrijfsopleidingen. Van praktische trainingen tot complete mbo-trajecten. Zo zorgen we dat onze medewerkers duurzaam inzetbaar zijn. Daarbij werken we samen met bedrijven, instellingen, het UWV, gemeenten en andere onderwijsinstellingen. 

Deze ontwikkeling vraagt een andere manier van denken dan we gewend zijn binnen het college. Samen moeten we op zoek naar hoe we hier verder invulling aan geven met onze eigen medewerkers en door slim samen te werken met partners uit de regio en ZZP’ers.

Meer informatie over Leven Lang Ontwikkelen en de rol van de Koningsacademie lees je in het hoofdstuk Samenwerken; Leven Lang Ontwikkelen.

Vitaliteit staat al lange tijd op de agenda van het Koning Willem I College. Om goed onderwijs te verzorgen zijn namelijk niet alleen vakbekwame, maar ook vitale en gemotiveerde medewerkers nodig.  Onze visie luidt als volgt: 

“Het Koning Willem I College stimuleert, faciliteert en ondersteunt medewerkers om zo optimaal en duurzaam mogelijk te kunnen, willen en blijven werken, waarbij medewerkers – uitgaande van eigen regie – fysiek, emotioneel en mentale kracht blijven ontwikkelen, voor nu en in de toekomst.”

Positieve Gezondheid 
Binnen het Koning Willem I College omarmden we het model van Positieve Gezondheid van Machteld Hubert. Positieve Gezondheid is een bredere kijk op gezondheid, uitgewerkt in zes pijlers. Bron: (https://www.iph.nl/positieve-g...). Het is een benadering die niet de ziekte, maar een betekenisvol leven van mensen centraal stelt. De nadruk ligt op de veerkracht, eigen regie en aanpassingsvermogen van de mens en niet op beperkingen of ziekte zelf. 

Vitaliteitsaanbod 
Ons vitaliteitsaanbod is ingericht en uitgebreid aan de hand van de zes pijlers van Positieve Gezondheid. Dit aanbod is voor alle medewerkers digitaal beschikbaar.  In 2022 gaven we vorm aan de aanpak rondom Positieve Gezondheid. Deze gezondheids- bevorderende activiteiten staan op de Vitaliteitspagina van ons intranet. In maart 2022 startten we met de eerste activiteit rondom Positieve Gezondheid. 

In mei 2022 stonden we op verschillende locaties van het Koning Willem I College met een stand rondom het thema ‘Fiets naar je werkdag’. 

In augustus 2022 brachten we Positieve Gezondheid onder de aandacht bij de opening van het nieuwe studiejaar. Samen met het onderwijs hadden we een stand met diverse activiteiten. 

In september 2022, in de week van De Nationale Vitaliteitsweek en De Week van het Werkgeluk, ontwikkelden we kletspotten rondom Positieve Gezondheid voor iedere afdeling binnen het Koning Willem I College. Deze kletspotten boden we samen met een presentatie voor leidinggevenden, een uitnodiging voor de inspiratiesessie voor Tinka van Vuuren en fruit aan aan de afdelingen. 

Op 14 november verzorgde Tinka van Vuuren een Inspiratiesessie op het college. Tinka van Vuuren was uitgenodigd om collega’s te enthousiasmeren, inspireren en te motiveren om zélf de regie te nemen om aan de slag te gaan met Positieve Gezondheid. Tinka is als bijzonder hoogleraar Vitaliteitsmanagement verbonden aan de Open Universiteit Nederland. Daarnaast adviseert zij werkgevers over HR-beleid, onder andere in de overheids- en onderwijssector. Ze is schrijfster van het boek 'Een leven lang vitaal in het onderwijs'.

Tot slot plaatsten we maandelijks nieuwsberichten op intranet over nationale en internationale thema’s met betrekking tot vitaliteit in relatie tot het aanbod van het college. Iedere twee maanden brachten we één pijler van Positieve Gezondheid onder de aandacht. Zo besteedden we aandacht aan de Nationale Vitaliteitsweek, de Week van het Werkgeluk, de dag van de Mantelzorger, de wandel tijdens je werkdag, de week van de Werkstress en Stoptober. 

Voor verzuimbegeleiding en preventie laten we ons bijstaan door een diversiteit aan providers (providerboog). We namen in 2021 hiervoor de module Present! bij Zilveren Kruis af en met ingang van 1 januari 2022 werd dat Present! Service. Door de inzet van een groot aantal gezondheidsoplossingen houden we medewerkers energiek en fit. Het is een providerboog die aansluit bij onze visie en cultuur en bij het model van Positieve gezondheid. In totaal zetten we in 2022 88 gezondheidsoplossingen in via de providerboog. Uit de figuur 'Hoofdgroep gezondheidsoplossing’ blijkt dat het grootste percentage is ingezet ten behoeve van mentale ondersteuning. 

Het Koning Willem I College had een overeenkomst met arbodienstverlener BakxWagenaar. De Leijgraaf had een overeenkomst met arbodienstverlener Human Capital Care. Beide overeenkomsten eindigden per 1 januari 2023. De fusie en de aflopende overeenkomsten, maakten dat we de noodzaak aan één overeenkomst met één arbodienstverlener voor het hele Koning Willem I College voelden. We startten een werkgroep op die hiermee aan de slag ging.

Medio maart 2022 is er een openbare aanbesteding geweest, begeleid door een externe partij. Uiteindelijk is de opdracht gegund aan Bloeij. Bloeij richt zich niet alleen op goede verzuimbegeleiding, maar ook op voorkomen van verzuim. Dit past natuurlijk geheel bij de aanpak van het Koning Willem I College. Medio september is de gunningsbeslissing gepubliceerd.

Vanaf het najaar maakten we een start met de voorbereidingen van de implementatie van de nieuwe arbodienstverlener Bloeij met ingang van 1 januari 2023. In 2023 vindt de verdere implementatie plaats.

Vertrouwenspersoon
In 2022 wisselden we van externe vertrouwenspersoon en hebben we de interne vertrouwenspersonen (voor studenten en medewerkers) krachtig gepositioneerd. Het was een bewuste keuze om de nieuwe organisatie te laten starten met een nieuwe externe vertrouwenspersoon, die niet bekend was met beide oude organisaties. Daarnaast hadden we aandacht voor de rol van interne vertrouwenspersoon.

Sinds het aantreden van de nieuwe externe vertrouwenspersoon, vonden zes gesprekken plaats. Lees hier verder over in de paragraaf 'Vertrouwenspersonen'.

Interne geschillencommissie
Het werken in een nieuwe, samengestelde organisatie vraagt veel van medewerkers en van hun vermogen om te gaan met veranderingen. Omdat we hier aandacht voor willen hebben, harmoniseerde we ook het beleid rondom 'regeling arbeidsgeschillen'. Verder hadden we aandacht voor de manier waarop lastige situaties (pestgedrag, je niet gehoord voelen, conflicten) bespreekbaar gemaakt kunnen worden. Dit moet in 2023 leiden tot een nog helderder beleid en een vernieuwde aanpak, samen met de bestuurders, de leidinggevenden, de vertrouwenspersonen en de adviseurs 'Mens, Werk en Gezondheid'.

De Interne Geschillencommissie ontving in het jaar 2022 geen bezwaarschriften.

Klokkenluidersregeling
We ontvingen in 2022 geen meldingen van vermoedens van een misstand, in het kader van de Klokkenluidersregeling. Ook het externe meldpunt Klokkenluidersregeling ontving geen meldingen.

De fusie bracht veel veranderingen met zich mee. Dit vroeg op een aantal vlakken ook om meer cijfers om meer en beter inzicht te krijgen, en om zaken te kunnen onderbouwen. Twee belangrijke veranderingen hierbinnen zijn scholing en formatie. Scholing en de bijbehorende kosten viel binnen de oude Koning Willem I College-organisatie van oudsher onder HR. Dit betekent dat tot 1 oktober 2022 alle scholingskosten op deze afdeling werden geboekt, ongeacht of degene die de scholing volgde ook op die afdeling werkte of niet. Sinds 1 oktober 2022 brengen we scholingskosten onder bij de afdelingen waar de medewerkers werkzaam zijn. Een nieuwe manier van werken die enerzijds de afdelingen zelf aan zet laat zijn om dit budget in te zetten, zoals nodig wordt geacht en anderzijds het college meer inzicht geeft in wat er binnen welke afdeling aan scholing wordt ingezet.

Een ander belangrijk voorbeeld zijn cijfers omtrent formatie (fte's). Mede door de fusie is er nog meer de behoefte en noodzaak ontstaan om te weten welke personele inzet er precies op welke afdeling is. Nu we met één HR-systeem werken krijgen we steeds meer inzicht in wat er waar gebeurt. Dit heeft geleid tot scherpere vragen bij bijvoorbeeld het toekennen van formatie en het vervangen van een vertrekkende of zieke collega. Aan leidinggevenden vroegen we om nóg kritischer te kijken dan ze al waren en zich af te vragen of bepaalde werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden door zaken anders te organiseren. Deze denkwijze zetten we ook in 2023 voort.