Financiën

Nadat per 1 januari 2022 de juridische fusie tussen de voormalige Stichting ROC de Leijgraaf (verdwijnende partij) en de voormalige Stichting ROC ’s-Hertogenbosch (ontvangende partij) een feit was, zijn beide organisaties per 1 januari 2023 ook administratief gefuseerd. Met ingang van 1 januari 2023 zijn de gescheiden administraties in elkaar gevoegd tot één financiële en personeelsadministratie. De samenvoeging van de gescheiden studentenadministraties heeft op 1 augustus 2023 plaatsgevonden.

Met de fusie en daarmee een nieuwe inrichting van afdelingen, is een beleidsmatige wijziging dat per 2023 alle afdelingsdirecteuren integraal verantwoordelijk voor hun eigen resultaat. Dit geldt naast de financiën, ook voor hun eigen formatieve inzet, een verantwoordelijkheid die voorheen bij de afdeling HR lag. Om de afdelingsdirecteuren hiertoe in staat te stellen is er in 2023 een start gemaakt met een maandelijks overleg waarin de directeuren met hun HR Business Partner en Business Controller samen de formatie doornamen.

Naast de administratieve samenvoeging is een ander aspect in het gehele veranderproces de cultuur-/ gedragsomslag die de organisatie met elkaar doormaakt. Onder aanvoering van het college van bestuur worden maandelijks koersdagen georganiseerd om thema’s uit het verandertraject met elkaar te adresseren.

In de financiële processen merken we nog de gevolgen van de fusie, met verschillende werkwijzen uit het verleden. In 2023 en ook daarna wordt gewerkt aan harmonisatie van processen.

Bekostigde studenten
In onderstaand overzicht zijn de studentenaantallen opgenomen. De Studentenaantallen tot en met 2021 betreft een optelling van het voormalige KW1C en De Leijgraaf. Per 1 augustus 2022 is het BRIN- nummer van voormalig De Leijgraaf opgeheven en worden de bekostigde studentenaantallen op het BRIN-nummer van de nieuwe Stichting ROC Noordoost-Brabant (opgericht per 1-1-2022) weergegeven.

In 2023 is het aantal bekostigde studenten nagenoeg gelijk gebleven ten opzichte van 2022. Er is echter wel een duidelijke verschuiving te zien van bol naar bbl. Deze verschuiving zal er in 2025 toe leiden dat de bekostiging in zijn totaliteit af zal nemen, omdat de bekostiging per bbl-student lager ligt dan voor een bol-student.
Dit is aanleiding om in de continuïteitsparagraaf uit te gaan van een dalend gewogen studentenaantal scenario (zie hierna).

De formatie is in 2023 met ca. 48 FTE ten opzichte van 2022 afgenomen. Daarbij is het belangrijk op te merken dat dit de formatie exclusief externe inhuur is. De afname is deels te verklaren door de fusie, deels doordat een aantal vacatures door de spanning op de arbeidsmarkt moeilijk zijn in te vullen. Maar ook is al deels rekening gehouden met de dalende studenten aantallen. Gedurende 2023 is er nog veel beroep gedaan op externe inhuur. Reden hiervoor is de extra werkzaamheden na de fusie en doordat functies moeilijk zijn in te vullen vanwege de krappe arbeidsmarkt.

* De signaleringswaarde rentabiliteit en huisvestingsratio worden niet meer aangereikt door de inspectie, maar worden binnen het Koning Willem I College wel nog als signaleringswaarde gehanteerd.

N.B. Het normatief eigen vermogen bedroeg voor 2022 € 141,5 mln en voor 2023 € 145,7 mln.
Uit bovenstaande blijkt dat het Koning Willem I College financieel gezond is, waardoor er ook financiële ruimte is om in te spelen op de dalende studentenaantallen.

Deze paragraaf is gebaseerd op de jaarrekening 2023 en moet gelezen worden in samenhang met de toelichting op de jaarrekening en de overige financiële gegevens in de jaarrekening.

Het resultaat van 2023 bedraagt € 10,2 miljoen positief. Dit is € 8 miljoen hoger dan in 2022 en 11,5 miljoen hoger dan begroot. Er is een aantal oorzaken voor deze stijging, in totaliteit is te stellen dat de opbrengstenbegroting conservatief was en de realisatie van hogere opbrengsten met in verhouding een minder hoge stijging van personeelsinzet en overige kosten gerealiseerd zijn. Hieronder worden de losse onderdelen kort benoemd.

De T2-methodiek zorgt ervoor dat de Rijksbijdragen baten in 2023 toegekend worden op basis van de studentenaantallen van 1 oktober 2021 en februari 2022. Zoals bij de kengetallen te zien was het aantal studenten in 2021 ruim 1.000 hoger dan in 2023. Voor de bol-studenten, waarvan de weging groter is, is het verschil nog groter. Gedurende 2023 zijn de toegekende bedragen herzien. Bij de loon en- prijscompensatie is ook een nog openstaand bedrag uit 2022 toegekend.

Naast de bekostiging zien we ook een grote stijging in de baten binnen contractonderwijs, deze worden veroorzaakt door een grote toename van het aantal inburgeraars en een toename in de baten voor projecten. Bij de projecten is het resultaat (+€ 0,2 miljoen) opgenomen van een vrijval op de balans, deze vrijval had betrekking op projecten in voorgaande jaren.

Hoewel de nieuwe CAO per 1 juli 2023 een grote impact heeft op de salariskosten, wordt dit effect gedempt doordat de ingezette formatie 3% lager is dan begroot. Daarnaast zien we een hogere besteding aan inzet van externe krachten. Bij de berekening van de personele voorzieningen is berekend dat hier een dotatie voor nodig was ruim € 3,3 miljoen. Daarnaast heeft ook de reservering verlofuren die is opgenomen een forse impact, van € 1,6 miljoen.

Een grote impact hebben ook de energielasten. Hoewel deze ten opzichte van 2022 met iets meer dan € 3 miljoen zijn gestegen, zijn ze wel ruim € 4 miljoen lager dan begroot.  
Van de begrote € 3,5 miljoen fusiekosten is bijna € 1 miljoen niet uitgegeven in 2023. 

Balans per 31 december 2023 (na resultaatbestemming)

Het bestuur heeft besloten de bestemmingsreserve uit 2022 over te hevelen naar de algemene reserve, behoudens € 6 miljoen, bestemd voor duurzame onderwijsinnovatie. De oorzaak van de vrijval van de overige bestemmingsreserves ligt erin dat enerzijds een nieuwe routekaart voor de periode 2024 – 2027 is vastgesteld waarmee een aantal bestemmingsreserves vanuit het oude beleidsplan vervalt en anderzijds kosten waar in de meerjarenbegroting rekening gehouden wordt en in de reguliere exploitatie vallen. De bestemmingsreserve voor duurzame onderwijsinnovatie is onderdeel van de routekaart 2024 – 2027.

Bij de voorzieningen is een stijging van € 3 miljoen zichtbaar. Deze stijging wordt veroorzaakt door aangescherpte uitgangspunten bij de personele voorzieningen, die met name bij de voorziening van langdurig zieken leidt tot een flinke stijging (€ 2,4 miljoen). 

De stijging bij kortlopende schulden worden grotendeels veroorzaakt door vooruit ontvangen bedragen. Een belangrijk deel van de stijging binnen les- en cursusgelden is te verklaren door vooruit ontvangen bedragen voor de Internationale Schakel Klas. Daarnaast is een hoger bedrag aan (geoormerkte) subsidies vooruit ontvangen. Een andere belangrijke verklaring voor de stijging van de kortlopende schulden heeft te maken met de toevoeging van het saldo verlofdagen van medewerkers, ad € 1,6 miljoen.

In de paragraaf ‘Kengetallen’ is de ontwikkeling van de belangrijkste financiële kengetallen solvabiliteit en liquiditeit opgenomen. Hieruit blijkt dat de financiële positie van het Koning Willem I College robuust is.

De solvabiliteit, uitgedrukt als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen, is ultimo 2023 gedaald van 71% naar 69%. Dit wordt, ondanks het positieve resultaat over 2023 van € 12,6 miljoen, veroorzaakt door de stijgingen van de voorzieningen en de kortlopende schulden. Dit is ook de reden dat de zogenaamde solvabiliteit II (eigen vermogen + voorzieningen gedeeld door het totaal vermogen) in 2023 daalt naar 75%, waar deze in 2022 nog 77% betrof. Deze solvabiliteit ligt ruim boven de door de Inspectie van het Onderwijs gehanteerde signaleringswaarde van 30%.

De signaleringswaarde ter bepaling van eventueel bovenmatig eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 0,67 (ultimo 2022: 0,61). Dit is ruim onder de signaleringswaarde van 1,0. Dit betekent dus dat er bij Koning Willem I College geen sprake is van bovenmatig eigen vermogen.

De liquiditeit uitgedrukt in de current ratio, de verhouding tussen de vlottende activa en de kortlopende schulden, bedraagt ultimo 2023 1,92 (2022: 1,67). Dit is ruim boven de signaleringswaarde van 0,75. Het saldo liquide middelen is door de positieve kasstroom over 2023 van € 12,0 mln gestegen van € 33,8 mln naar € 45,8 mln. Deze stijging van € 12,0 mln wordt veroorzaakt door het positieve resultaat over 2023 van € 10,2 mln. Daarnaast zijn de investeringen in 2023 ruim € 1,1 mln hoger dan de afschrijvingen. Per saldo beschikt Koning Willem I College dus over een uitstekende liquiditeitspositie.

Wij baseren ons treasurybeleid op het treasurystatuut van de stichting ROC Noordoost-Brabant. Deze voldoet aan de regeling beleggen, belenen en derivaten OCW 2016.
Op basis van artikel 10 van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 is er bij het Koning Willem I College, net als in 2022, geen sprake van beleggen en belenen. Het college staat op het standpunt dat publieke middelen worden verstrekt voor het primaire proces, te weten het verzorgen van onderwijs. Het college brengt dit proces niet in gevaar door het aangaan van risico’s die daar niet direct betrekking op hebben, zoals het risicovol beleggen van tijdelijke niet bestede publieke middelen. Vandaar dat in 2022 het college volledig is overgegaan op schatkistbankieren. Dit betekent dat de liquide middelen bij het rijk staan gestald en dat we vanuit het rijk rente ontvangen over de middelen op de rekeningcourant.

Prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s
De organisatie maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die de organisatie blootstellen aan markt-, rente-, kasstroom-, krediet- en liquiditeitsrisico’s. Om deze risico’s te beheersen, heeft de organisatie een beleid inclusief een stelsel van limieten en procedures opgesteld om de risico’s te beperken die onvoorspelbare ongunstige ontwikkelingen op de financiële markten kunnen hebben op de financiële prestaties van de organisatie.

Koning Willem I College heeft niet te maken met bijzondere prijsrisico’s. Het Koning Willem I College voldoet ruim aan de geldende solvabiliteits- en liquiditeitsnormen. De krediet- en liquiditeitsrisico’s en kasstroomrisico’s zijn zeer beperkt. De vorderingen uit hoofde van debiteuren betreffen vorderingen op studenten en vorderingen op overige debiteuren. Het Koning Willem I College heeft regels en procedures opgesteld voor de betaling van cursusgelden door studenten. Het kredietrisico is niet geconcentreerd bij enkele partijen.

Hoewel het totale studentenaantal op 1 oktober 2023 nagenoeg gelijk was aan 1 oktober 2022, zien we wel een verschuiving van bol naar bbl ontstaan. Dit heeft effect in zowel de bekostiging als in de formatie. Via het toegepaste formatiemodel zorgen we er in de begroting van 2024 voor dat de formatie aansluit bij deze ontwikkelingen. De begroting van 2024 is dit jaar voor een groot gedeelte ‘bottom-up’ opgebouwd. De afdelingsdirecteuren hebben zelf aan kunnen geven welke middelen zij nodig hebben in 2024, voor hun reguliere exploitatie maar ook voor projecten. Hierbij is rekening gehouden met de studentenaantallen per onderwijsafdeling. Enkele posten zijn wel centraal bepaald, zoals bijvoorbeeld opleidingskosten, waarvan besloten is meer beschikbaar te stellen in 2024.

Centraal zijn ook nog posten opgenomen voor extra ambities, onder andere voor het project Flexibilisering & Modularisering, Regionale Communities en een teambudget Werkgeluk. 

Het begrote resultaat voor 2024 is € 2,2 miljoen, wat de financiële positie van het KW1C verder zal versterken.

In de meerjarenbegroting gaan we uit van een gewogen daling van de studentenaantallen van 2%. 
Met het begrip “gewogen” bedoelen we dat bol studenten 1x meetellen en de bbl studenten voor 0,5. Dit is in lijn met de bekostiging die we krijgen voor bol en bbl studenten. In bovenstaand overzicht gaan wij uit van een daling van 2% van beide leerwegen.

Bij Educatie zagen we in 2023 een flinke stijging van de studentenaantallen, bij VAVO een lichte daling. Voor beide stromen gaan we er in de meerjarenbegroting vanuit dat de aantallen vanaf 2024 stabiliseren.

Dit dalende studentenaantal heeft tot gevolg dat de bekostiging de komende jaren afneemt. Hierop zal ook het kostenniveau aangepast moeten worden, zodat het ‘nieuwe Koning Willem I College’ wel met een gezonde exploitatie de toekomst tegemoet kan treden. De T-2 methodiek helpt hierbij, omdat bij dalende studentenaantallen, de bekostiging nog gebaseerd wordt op hogere aantallen. Wel is het daarbij belangrijk de formatie met de studentenaantallen mee te laten dalen. 

Daar waar we de reguliere bekostiging zien krimpen de komende jaren, zien we een
toename in de contractactiviteiten en de zogeheten 3e geldstroom. De Koningsacademie houdt zich, behoudens inburgering– en educatieactiviteiten, hier volledig mee bezig. We zien kansen om hierin verder te groeien de komende jaren omdat bedrijven en instellingen in de krappe arbeidsmarkt ook vaker in zetten op her – en bijscholing.

Balans meerjarenbegroting
In onderstaande overzicht zijn, rekening houdend met onder meer de resultaatontwikkeling en de verwachte investeringsbedragen, de geprognosticeerde balansen opgenomen. De bedragen hieronder zijn, behalve de realisatie 2023, overgenomen uit de meerjarenbegroting. Om de ontwikkelingen in de meerjarenbalans te duiden is voor 2023 ook de balans uit de meerjarenbegroting opgenomen, zodat het vertrekpunt voor de toekomstige balansdata helder is. Op basis van onderstaande balans blijkt dat de solvabiliteit en liquiditeit op een goed niveau blijven, ruim boven de door het ministerie genoemde minimumgrenzen. 

De personele kosten bewegen mee met de dalende studentenaantallen, en dus de bekostiging. De huisvestingskosten nemen weer iets af ten opzichte van 2023, dit komt doordat de energielasten in 2024 lager liggen. Voor de jaren vanaf 2024 is als uitgangspunt genomen dat energiekosten weer zullen normaliseren. Daarnaast is er rekening mee gehouden dat verschillende energiebesparende maatregelen en investeringen, als ook een optimalisatie van het aan gebruikte vierkante meters, tot uitdrukking zal komen in lagere huisvestingskosten. Voor het jaar 2024 wordt nog uitgegaan van extra kosten als gevolg van de fusie; voor de jaren daarna is het uitgangspunt dat de beide organisaties en systemen zodanig zijn geïntegreerd dat dit per saldo niet meer tot extra kosten leidt. 

Voor het verzorgen van kwalitatief goed onderwijs zijn jaarlijks vervangings- en uitbreidingsinvesteringen nodig in de (im)materiële vaste activa. Bovenstaande investeringen zijn verwerkt in de balans, gezamenlijk met de afschrijvingen. Per saldo zijn de jaarlijkse investeringen iets hoger dan de jaarlijkse afschrijvingen.

Het in 2022 opgestelde Integrale Huisvestingsplan is naast het nog op te stellen vastgoedbeleid, basis voor het huisvestingsbeleid. Op basis van deze planvorming neemt de ruimtebehoefte in de komende 10 jaren met zo'n 10.500 vierkante meters af. De investeringen in gebouwen en terreinen zullen dus vooral liggen op het gebied van groot onderhoud, interne verbouwingen ten behoeve van een efficiëntere inrichting en op het gebied van duurzaamheid. Desinvesteringen middels verkoop van gebouwen in eigendom zijn voorzien (in het najaar van 2023), deze verkoop vond plaats in januari 2024. Het afstoten van huurlocaties maakt onderdeel uit van het nieuw op te stellen vastgoedbeleid.

De investeringen in Intellectuele eigendomsrechten in de MJB hebben betrekking op de aanschaf en implementatie van software. Op basis van de aard van de realisatie wordt ieder jaar bekeken of dit voldoet aan de richtlijnen voor het activeren van Immateriële Vaste Activa.

Scenario-analyse
De opgenomen meerjarenbegroting is gebaseerd op de meest realistische aannames ten aanzien van de ontwikkeling van de studentenaantallen. In de afgelopen jaren werden hierbij inzichten uit de landelijke prognoses, verdeeld per regio, die onder verantwoordelijkheid van de MBO-Raad worden opgesteld, in meegenomen. Waar de cijfers van de MBO-raad uitgaan van een stijging van het aantal bol studenten en een daling van het aantal bbl studenten, constateren we dat precies het omgekeerde het geval is. Omdat dit grote gevolgen heeft voor de bekostiging, rekenen we in de meerjarenbegroting met een gewogen daling van 2% per jaar. Mede gezien de volatiele omgeving waarin de MBO-sector, en dus ook het Koning Willem I College, zich begeeft zijn voor de jaren na 2024 meerdere scenario’s opgesteld. Hierbij zijn de volgende scenario’s in ogenschouw genomen:

• Positief scenario: Hierbij handhaven de studentenaantallen zich op het niveau van oktober 2023
• Aannemelijk scenario: Hierbij dalen de studentenaantallen gewogen over de jaren 2025 tot en met 2028 met 2% per jaar, uiteraard leidend tot lagere opbrengsten. De kosten kunnen ook worden teruggebracht, echter vertraagd, en niet genoeg om de dalende opbrengsten geheel te compenseren.
• Negatiever scenario: Hierbij dalen de gewogen studentenaantallen over de jaren 2025 tot en met 2028 met 3% per jaar, uiteraard leidend tot lagere opbrengsten. De kosten kunnen ook worden teruggebracht, echter vertraagd, en niet genoeg om de dalende opbrengsten geheel te compenseren.

Dit leidt tot de volgende uitkomsten:

Ook in de minder gunstige studentenontwikkelingen zien we positieve resultaten. Dit wordt veroorzaakt door de T-2 bekostiging. De formatie kan dan afgestemd zijn op het aantal studenten van dat moment, de baten worden berekend op basis van de nog hogere studentenaantallen. De conclusie is dat de financiële positie robuust genoeg is om bij de verschillende scenario’s binnen de gewenste financiële normen te blijven. 

Op basis van de afnemende studentenaantallen zal de formatie in lijn gebracht moeten worden met deze daling. In 2024 is op de afname een afwijkend beeld te zien, volgend vanuit de personeelsbehoefte na de fusie. Naast de afname in lijn met studentenaantallen wil het Koning Willem I College toe groeien naar een verhouding OP : OBP van 70 : 30 in 2027 zodat gelden zoveel mogelijk besteed worden aan het primaire proces.

In de meerjarenbegroting gaan we uit van een personele daling van 2% per jaar, in lijn met de daling van het studentenaantal. In combinatie met de vastgestelde ambitie om stapsgewijs richting de gewenste verhouding tussen OP en OBP te gaan, leidt dit tot bovenstaand overzicht. 

Op basis van het ontwikkelde formatiemodel wordt eerst de formatie van de onderwijsafdelingen in lijn gebracht met het daadwerkelijke aantal studenten van de betreffende afdeling. Dit geeft de ondersteunende afdelingen de tijd om de huidige fusie tot een goed einde te brengen om zich vervolgens anders te organiseren. 

Planning en control
Doelstelling van de Planning en Control-cyclus is het sturen en beheersen van de activiteiten en middelen die nodig zijn onze strategische doelstellingen te behalen. Het bewaken van de activiteiten, behaalde resultaten en bestede middelen op alle niveaus in de organisatie zorgt ervoor dat we in control blijven en permanent zicht houden op de voortgang van en risico’s voor het behalen van onze doelstellingen. Dit doen we aan de hand van de volgende instrumenten:

De Plan, Do, Check, Act (PDCA) cyclus is binnen Koning Willem I College geïntegreerd in zowel de onderwijskwaliteit als in de Planning & Control cyclus. Hiermee wordt een continu verbetering van de P&C cyclus beoogd. 

• Begroting (PLAN)Ieder jaar wordt in december de begroting vastgesteld voor de daarop volgende vijf jaren. In de begroting worden de te behalen doelen (financieel en kwalitatief) gesteld. In februari wordt een bijgestelde formatie begroting opgesteld voor de benodigde formatie voor het komende schooljaar (september). Er is gekozen voor februari omdat dan de studentenaantallen beter te voorspellen zijn dan bij het opstellen van de begroting en er dan nog voldoende tijd is om nieuw personeel te werven. Dit is de plan fase.
• Uitvoering (DO)
• Rapportages (CHECK)

• MARAP: Iedere vier maanden volgt een tertiaal rapportage. Hierin worden zowel financiële als kwalitatieve kencijfers gerapporteerd. Daarnaast wordt iedere 4 maanden een prognose gemaakt van het te verwachten resultaat. Deze rapportages worden besproken met het bestuur en de directies van de afdelingen. Deze rapportages worden ook verstrekt aan de accountant en besproken met de Raad van Toezicht.
• Maandelijkse voortgangsrapportages (m.u.v. januari en juli): iedere afdeling ontvangt maandelijks een voortgangsrapportage voor de financiële kerncijfers als de formatieve cijfers.

• Voortgangsgesprekken (CHECK, ACT)

• Er vinden drie voortgangsgesprekken per jaar (in februari, mei en oktober) plaats tussen directies van de afdelingen en bestuur, waarin de MARAP besproken wordt. Tijdens deze gesprekken wordt gekeken of er bijstelling van acties nodig is. Hierbij worden zowel financiële als niet financiële doelstellingen besproken.
• Maandelijks vinden er voortgangsgesprekken tussen bestuur en directies o.b.v. de voortgangsrapportages (bilaterale).

Daarnaast vinden er maandelijkse 3-gesprekken plaats tussen directies en hun HR business partner en controller. Voor nadere toelichting van de rol van de Raad van Toezicht in advisering over beleidsstukken en financiële problematiek verwijzen we u graag naar het onderdeel Organisatie binnen dit bestuursverslag.

Intern risicobeheersings – en controlesysteem
Op maandelijkse basis rapporteert afdeling control met input vanuit verschillende afdelingen richting CvB in de vorm van een managementrapportage. Deze bevatten actuele informatie over studenten, personeel, studiesucces, financiën en tevredenheid van studenten. Daarnaast voert het college periodiek kwaliteits-, handhavings- en tevredenheidsonderzoeken uit op basis waarvan risico’s in beeld worden gebracht, zodat adequate bijsturing kan plaatsvinden. Voor de financiële sturing wordt gebruikgemaakt van een (meerjaren)begroting en taakstellende budgetten voor activiteiten, investeringen en voorzieningen.

Een belangrijk instrument in het kwaliteitszorgsysteem is de interne audit waarmee bij de onderwijsafdelingen de onderwijskwaliteit in beeld wordt gebracht. In 2022 zijn deze audits bij verschillende teams uitgevoerd op basis van het inspectiekader. Daar waar twijfel is over de geboden onderwijskwaliteit, worden verbeteracties geformuleerd en de progressie gemonitord. Een ander belangrijk instrument zijn de zelfevaluaties op basis van de teamplannen. Deze zijn een afgeleide van de afdelingsplannen die weer gebaseerd zijn op de kaderbrief. Middels deze zelfevaluaties wordt de PDCA – cirkel gesloten en weer geopend. Ook zijn er de jaarlijkse accountantscontroles en wordt gebruik gemaakt van de MBO-planningstool om de ontwikkelingen in studentenaantallen te volgen. Daardoor is er zicht op de belangrijkste risico’s betreffende onderwijskwaliteit, financiën, demografische ontwikkelingen en (provinciale) economische ontwikkelingen.

Het omgaan met risico’s (risicomanagement) is een belangrijk onderdeel van het op een beheerste en weloverwogen manier realiseren van de strategische doelen uit het meerjarenplan. Risico’s zijn geen zaken die altijd vermeden moeten worden. Het is echter wel van belang ze in beeld te hebben en bewuste keuzes te maken over de beheersing ervan. 

Beschrijving van de belangrijkste risico's en onzekerheden
De afgelopen jaren zijn stappen gezet om het risicomanagement verder te verbeteren met als doel een stelsel van risicobeheersing te ontwikkelen en te verankeren in de planning- en control cyclus. In 2017 is in beeld gebracht welke beheersmaatregelen er al genomen zijn, hoe effectief deze zijn en op welke risico’s nog aanvullende of nieuwe maatregelen nodig zijn. In 2024 wordt er opnieuw gekeken naar het risicomanagement in het algemeen binnen het college en vindt een nieuwe evaluatie op de actuele risico’s plaats.

Hieronder zijn de belangrijkste risico’s per aandachtsgebied opgenomen. Het KW1C is vastbesloten om een veilige, inclusieve en kwalitatief hoogstaande leeromgeving te bieden. We erkennen dat bepaalde risico’s onvermijdelijk zijn bij het nastreven van innovatie en groei. Onze risicobereidheid varieert per risico. We streven naar een evenwichtige aanpak waarbij we risico’s zorgvuldig afwegen en beheren, met het oog op de student, continuïteit van het onderwijs en vooruitgang. De financiële consequenties van de risico’s zijn op dit moment niet nader uitgewerkt. In 2024 starten we met een eerste opzet hiervan. In het boekjaar 2023 hebben zich geen risico’s voorgedaan met een belangrijke financiële impact op het exploitatieresultaat, waar geen rekening mee gehouden is in de begroting.

Aandachtsgebied strategie
Stagnatie van de organisatie
Het Koning Willem I College staat bekend als een innovatief college. Door de fusie ligt de focus op harmonisatie van systemen, processen en werkwijzen (intern) en minder op innovatie. De snel veranderende samenleving, nieuwe wet- en regelgeving en stevige overheidssturing noodzaakt dat de organisatie zich snel kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. 

Maatregelen: er is een apart budget voor innovatie. Er wordt bijvoorbeeld gestart met een collegebreed programma omtrent flexibilisering en modularisering van het onderwijs. Dit draagt bij aan de wendbaarheid van ons onderwijs.

Teams aan zet
De sturingsfilosofie is gebaseerd op teams die zelf verantwoordelijkheid nemen voor onderwijskwaliteit, begeleiding, BPV en onderwijsinnovatie. De teams zitten allemaal in verschillende stadia van teamontwikkeling. De vraag is of alle teams in staat zijn zich voldoende te kunnen ontwikkelen.

Maatregelen: het organiseren van ondersteuning op teamontwikkeling (Teamkracht) en leiderschapsontwikkeling.    

Aandachtsgebied operationele activiteiten
Krapte arbeidsmarkt docenten
Het wordt steeds lastiger om goede docenten uit de praktijk te werven en vanuit de lerarenopleidingen blijft de instroom achter. Enerzijds spelen de hoge eisen die aan een bevoegdheid worden gesteld een rol. Hierdoor kan het voor vakmensen moeilijk zijn om een bevoegdheid te verkrijgen. Anderzijds spelen de arbeidsvoorwaarden een rol. Een functie als instructeur kan bijvoorbeeld vaak niet op tegen de arbeidsvoorwaarden van het bedrijfsleven. Tevens is er in sommige branches simpelweg te weinig aanbod op de arbeidsmarkt, waardoor er ook minder aanbod is van leraren. Los daarvan blijft het van belang dat leraren van het college hun branchekennis onderhouden door middel van een bedrijfsstage en regelmatig contact met het werkveld. 

Maatregelen: er is een eigen opleidingsschool, starten met andere arbeidsmarktbenadering en het versterken van het imago Koning Willem I College.

Vergrijzing huidige formatie
In navolging op bovenstaand punt is het risico hierbij dat kennis verdwijnt en vervanging steeds moeilijker wordt.

Maatregelen: er is een eigen opleidingsschool, starten met andere arbeidsmarktbenadering en het versterken van het imago Koning Willem I College.

Management informatie
Door de fusie worden systemen van beide scholen gemigreerd volgens een migratiekalender. Gedurende deze migratie is er niet altijd en/of tijdig eenduidige management informatie beschikbaar. Het risico hiervan is dat er onjuiste beslissingen worden genomen en/of doelstellingen niet worden gerealiseerd. 

Maatregelen: tijdelijk wordt de informatie uit individuele bronsystemen gehaald. Per migratie van systemen wordt het nieuwe management dashboard gebouwd. 

Aandachtsgebied financiële positie / financiële verslaggeving
Terugloop aantal studenten
Uit landelijke cijfers over de ontwikkeling van de omvang van de studentenpopulatie in het middelbaar beroepsonderwijs blijkt voor de komende jaren een risico omtrent terugloop studentenaantallen. Het verminderen van de totale populatie heeft gevolgen voor de lumpsum en dus voor de bekostiging.

Maatregelen: er is een formatiemodel ontwikkeld en geïmplementeerd, waardoor er planning en sturing mogelijk is op formatie in relatie tot studentenaantallen. Hierbij wordt nauw samengewerkt tussen onderwijs, HR en Control. Daarnaast zijn er initiatieven om andere doelgroepen verder uit te bouwen (Leven Lang Ontwikkelen en inzet andere wervingsactiviteiten).

Aandachtsgebied wet- en regelgeving
Cybersecurity, privacy en AI ontwikkelingen
Het risico dat door externe partijen inbreuk wordt gemaakt op onze systemen, waardoor data verloren kan gaan of gestolen wordt en ransom betaald moet worden. Daarnaast ontwikkelt AI zich vliegensvlug, waarbij het risico aanwezig is dat we hier niet tijdig op aansluiten. Het risico hiervan ligt voornamelijk op het gebied van security en privacy.  

Maatregelen: inzet van CISO. Het voornemen is een innovatielab te starten gericht op AI in samenwerking met bedrijfsleven en andere instellingen. 

Aandachtsgebied frauderisico
Een specifiek aandachtsgebied in het kader van risicomanagement is het frauderisico, een algemeen risico voor elke organisatie, zo ook voor KW1C. 

Declaraties
Managers kunnen binnen de toegestane procuratie zelfstandig declaraties goedkeuren. Door het gebrek aan een eenduidige werkwijze en de grote hoeveelheid mutaties bij dit proces bestaat het risico dat onrechtmatige declaraties worden ingediend en goedgekeurd.

Maatregelen: tijdelijk worden steekproeven gehouden op de rechtmatigheid van de declaraties. Daarnaast wordt het declaratieproces wordt geüniformeerd en geoptimaliseerd.

Integrale frauderisicoanalyse
In de nasleep van de fusie en het inrichten van de nieuwe organisatie en de processen ontbreekt momenteel een integrale analyse op het gebied van frauderisico. Preventieve maatregelen zoals het nieuwe P2P-systeem inclusief workflow met autorisatie, de klokkenluidersregeling en functiescheiding bij de financiële processen zijn aanwezig. Echter, het overzicht ontbreekt momenteel.

Maatregelen: er wordt een frauderisicoanalyse opgesteld en het frauderisicobeleid wordt geïntegreerd in het risicomanagement.

In de notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie’ (2004) noemt het ministerie van OCW acht thema’s waarover het Koning Willem I College zich jaarlijks dient te verantwoorden.

1. Uitbesteding onderwijs 
Toerisme & recreatie
Bij de opleidingen Leisure & Hospitality en Travel & Hospitality wordt het onderwijs uitgevoerd door Cosmo Entertainment op het Koning Willem I College locatie 's-Hertogenbosch. In het uitbestedingscontract is opgenomen dat het onderwijsprogramma, de huisvesting en de uitvoering van het onderwijs door het Koning Willem I College worden bepaald. Daarnaast ziet het Koning Willem I College toe op de kwaliteit van de opleidingen. De kosten vanuit Cosmo bedroegen in 2023 €1,4 mln.

Bouwen & wonen
Het Koning Willem I College heeft met Bouwmensen Oss/Veghel en Den Bosch een samenwerkingsovereenkomst afgesloten voor de opleidingen timmeren, metselen en tegelzetten. Daarnaast heeft Koning Willem I College voor de opleiding schilderen een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de Schildersvakopleiding. Voor beide samenwerkingsovereenkomsten vindt het onderwijs op de locatie van de partner plaats en op de locatie van Koning Willem I College in Oss. Het onderwijs wordt uitgevoerd door Koning Willem I College docenten en instructeurs van de opleidingsbedrijven, waarbij de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het onderwijs ligt bij Koning Willem I College. Daarnaast ziet het Koning Willem I College toe op de kwaliteit van de opleidingen. De meerwaarde van deze samenwerkingsovereenkomsten is gelegen in de expertise en branchecontacten die bij de opleidingsbedrijven aanwezig zijn. De kosten voor uitbesteding voor de afdeling Bouwen & Wonen bedroegen in 2023 €189K.

2. Investeren van publieke middelen in private activiteiten
Bij investeringen van publieke middelen in private activiteiten is er sprake van in situaties waarin de rijksbijdrage wordt ingezet/publieke middelen worden geïnvesteerd in private activiteiten die niet behoren tot de kerntaak van Koning Willem I College. Onze betrokkenheid bij economische activiteiten vindt plaats om onderwijskundige redenen, met als doel studenten waardevolle praktijkervaring te bieden binnen een contextrijke leeromgeving. Het is belangrijk op te merken dat deze activiteiten niet primair gericht zijn op winst, maar bijdragen aan de kwaliteit van ons onderwijs.

Koning Willem I College is om onderwijskundige redenen direct/indirect betrokken bij het uitvoering van een economische activiteit, bijvoorbeeld om studenten in het kader van een bekostigde opleiding praktijkervaring te laten opdoen of werkzaam te laten zijn in een contextrijke leeromgeving. Deze economische activiteiten worden kostendekkend in rekening gebracht aan de klant. Deze economische activiteiten zijn niet uit winstoogmerk opgezet, maar dragen bij aan de kwaliteit van het onderwijs.

Daarnaast zijn er nog commerciële trajecten, waarbij er trainingen/cursussen worden aangeboden vanuit de Koningsacademie voor bedrijven. Op basis van een voorcalculatorisch kostprijsmodel worden deze trajecten kostendekkend uitgevoerd met facturatie aan private partijen. In deze kostprijsberekening worden zowel indirecte kosten als eventuele risico-opslagen meegewogen, waarbij inzicht in nacalculatie in ontwikkeling is. Er zijn combinatietrajecten vanuit de Koningsacademie, waarbij er studenten een regulier bekostigde opleiding volgen en daarnaast naar het bedrijf nog een aanvullende factuur wordt gestuurd voor het commerciële traject, zoals extra begeleiding of een alternatieve locatie. Deze trajecten leveren een meerwaarde op voor de student. De aanvullende activiteiten worden dan niet betaald uit de publieke bekostiging maar wordt separaat gefactureerd aan het bedrijf, waarbij het kostendekkende bedrag wordt bepaald middels een voorcalculatorisch kostprijsmodel. De overige commerciële trajecten dragen bij aan de kwaliteitsverhoging van het onderwijs. Bij de commerciële trajecten overschrijden de baten de in de voorcalculatie bepaalde lasten. Ontwikkelingen om tot een nacalculatie en de administratieve inrichting hiervan zijn onder de aandacht.

Het Koning Willem I College participeert in een aantal publiek-private arrangementen: AgriFood Capital, Grow Campus, Actieplan Leerbanen, Leren en werken Noordoost Brabant, Top Techniek in Bedrijf Noordoost- Brabant, Platform Techniek de Langstraat, Kennispact MBO Brabant. Deze worden alleen ontplooid onder de volgende condities:

• Het levert aantoonbare onderwijskundige meerwaarde op voor studenten;
• De doelstellingen sluiten aan op de uit te voeren wettelijke taken;
• De inzet van publieke middelen staat in een redelijke verhouding tot het te bereiken onderwijskundige doel;
• De financiële en andere risico’s zijn onderkend en afdoende afgedekt;
• De continuïteit van het onderwijs is geborgd; voorkomen dat studenten hun opleiding niet kunnen afronden of vertraging oplopen;
• Er mag geen sprake zijn van oneerlijke concurrentie. Hetgeen bereikt wordt door doorberekenen van een voorcalculatorische integrale kostprijs;
• Er moet sprake zijn van toezicht, verantwoording, transparantie en integriteit.

In de bijlage (Thema 2 Publiek – Privaat) is een overzicht opgenomen van private activiteiten.

3. Verlenen van vrijstellingen
Studenten konden in 2023 bij het Koning Willem I College op basis van eerder verworven kwalificaties (EVK) vrijstelling krijgen voor delen van een opleiding. De gehanteerde procedures zijn opgenomen in het Examenreglement Koning Willem I College. Bij volledige vrijstelling wordt een student ingeschreven als examendeelnemer. In het geval de student nog diverse onderwijsonderdelen moet volgen alvorens tot diplomering te komen, wordt hij of zij voor de benodigde duur ingeschreven als onderwijsdeelnemer.

4. Les- en cursusgeld niet betaald door de deelnemer zelf
In 2023 hebben geen les- of cursusgeldbetalingen door het Koning Willem I College vanuit de reguliere bekostiging plaatsgevonden, anders dan een incidentele terugbetaling aan een uitgeschreven deelnemer. Betaling van cursusgeld door derden kan plaatsvinden door organisaties waar onze studenten werken. In sommige gevallen is hiervoor een derdengeldverklaring van de deelnemer voorhanden. We zetten in op het inrichten van een structureel proces zodat in alle gevallen een derdengeldverklaring wordt getekend door de student.

5. In- en uitschrijving en inschrijving van deelnemers in meer dan één opleiding tegelijk
A Uitschrijving kort na 1 oktober
Voor het in- en uitschrijven vlak voor, respectievelijk na, een teldatum hanteert het Koning Willem I College strikte interne regels die voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden die het ministerie van OCW hanteert. In de periode oktober tot en met december 2023  hebben in totaal 336 studenten zich uitgeschreven bij de instelling.

B Dubbele inschrijving
Als er studenten in meer dan één opleiding zijn ingeschreven binnen Koning Willem I College, zal er slechts één opleiding bekostigd zijn.

C Gecombineerde trajecten educatie/beroepsonderwijs
Er zijn trajecten waarbij studenten zowel educatie- en een beroepsopleiding volgen. Deze zijn beide bekostigd en deze trajecten voldoen ieder aan de vereisten voor de bekostiging. De bekostiging en de uren(norm) voor het beroepsonderwijs voor deze studenten is hetzelfde als de bekostiging van het beroepsonderwijs voor de reguliere studenten.

6. De deelnemer volgt een andere opleiding dan waarvoor hij is ingeschreven
Het komt voor dat studenten van het Koning Willem I College in individuele gevallen gedurende een opleiding willen overstappen naar een andere opleiding, in 2023 waren dit er 140 zonder diploma. Via gerichte loopbaanbegeleiding en een breed opleidingsaanbod kunnen de meesten van hen ingeschreven blijven, waardoor voortijdige schooluitval wordt voorkomen. Het Koning Willem I College ziet er in haar inschrijvingsprocedure op toe dat een student alleen ingeschreven staat in de opleiding die hij of zij daadwerkelijk volgt. Er zijn 27 studenten geweest die na het verkrijgen van hun diploma een nieuwe inschrijving hebben binnen Koning Willem I College, deze worden niet meegenomen in het overzicht hieronder.

7. Bekostiging van maatwerktrajecten ten behoeve van bedrijven
In 2023 organiseerde Koning Willem I College voor een aantal bedrijven maatwerktrajecten, waarbij BBL wordt gecombineerd met commerciële opbrengsten. Wanneer er in zo’n traject een derde - een bedrijf of een andere organisatie - een bijdrage betaalt voor het op maat snijden van trajecten voor eigen personeel is er sprake van een maatwerktraject. Er is dan daadwerkelijk sprake van ontwikkeling van lesstof die niet aan de reguliere student wordt aangeboden. In 2023 zijn dit slechts 2 trajecten waarbij in totaal 24 studenten hebben deelgenomen met een totaalbedrag van €30.100 in opdracht van GXO Logistics en PI Grave.

8. Buitenlandse deelnemers
Het Koning Willem I College verzorgt alleen onderwijs in Nederland. Buitenlandse studenten die hier rechtmatig verblijven en voldoen aan de inschrijfvoorwaarden, worden voor bekostiging in aanmerking gebracht.