4 ORGANISEREN

Indeling van onze organisatie
De Koning Willem I-groep bestaat zoals gezegd uit het Koning Willem I College, BBO De Schalm en de Educatiestichting Koning Willem I College, met aan het hoofd van deze groep Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch. Het Koning Willem I College is een school voor mbo van Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch. 

Naast het Koning Willem I College is ook BBO De Schalm, een school voor mbo met opleidingen voor auditief beperkte studenten, een school van Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch.

Verder is de Educatiestichting Koning Willem I College, een stichting opgericht met betrekking tot het uitvoeren van educatie- en inburgeringsactiviteiten, een groepsmaatschappij van Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch en onderdeel van de Koning Willem I-groep. In het voorjaar van 2022 heffen we deze stichting op door hem te laten fuseren met de Stichting Regionaal Onderwijs Centrum Noordoost-Brabant.

Zoals in het organogram van het Koning Willem I College te zien is, bestuurt het college van bestuur de organisatie. Ons college van bestuur legt verantwoording af aan een raad van toezicht.

Intern hebben wij twee actieve medezeggenschapsorganen: De Ondernemingsraad en de Studentenraad. Beide organen hebben constructieve gesprekken met het bestuur en de raad van toezicht over de koers die het college vaart. De raden behartigen op deze manier de belangen van de studenten en de medewerkers binnen onze organisatie, richting het bestuur.

Bekijk de volledige verantwoording van de studentenraad en de ondernemingsraad.

Om tot beleidsbepaling en besluitvorming te komen werken wij binnen het college met expertisegroepen op de belangrijke thema's: Onderwijs & Kwaliteit; Examinering; HR; Innoveren, Creativiteit en Ondernemerschap; Succesvol Schoolverlaten en Global Goals. Daarin zijn docenten van onderwijsafdelingen, medewerkers van ondersteunende diensten en afdelingsmanagement vertegenwoordigd. Expertisegroepen bereiden beleid voor. Beleid dat is voorbereid wordt voorgelegd aan een directeurenoverleg waarin alle afdelings- en dienstendirecteuren en het college van bestuur zitting hebben. Dit directeurenoverleg bereidt besluitvorming voor. Besluitvorming vindt plaats in het Bestuurlijk overleg van het College van Bestuur.

Onze passie en verantwoordelijkheid liggen bij het succes van de student. Wij vinden dat we er alles aan moeten doen om een student de best mogelijke opleiding te geven.

Onze organisatie is zo ingericht dat we ons aan onze belanghebbenden en onze community kunnen presenteren als één organisatie, met één onderwijsvisie, één personeels-, financieel-, facilitair- en technologiebeleid en één systeem voor kwaliteitszorg. Hiermee is het ons gelukt om een sterke identiteit te creëren, waardoor iedereen in het dagelijkse werk vanuit dezelfde strategische visie bijdraagt aan de meerjarendoelstellingen en ambities van onze organisatie.

Voor onze studenten betekent dit dat zij mogen rekenen op boeiend en uitdagend onderwijs en een goede begeleiding door inspirerende en (beroeps)bekwame leraren. In een duidelijke structuur met veel aandacht voor kennis, vaardigheden en houding. We organiseren ons onderwijs kleinschalig in onze onderwijsafdelingen, waarin onze studenten zich thuis voelen en er ruimte is voor een persoonlijke benadering.

Binnen de organisatie ondersteund een achttal diensten het onderwijs binnen de afdelingen. Daarnaast hebben we een projectbureau Bureau Bedrijven & Relaties.

Samen sterk voor de regio
Na het tekenen van de intentieovereenkomst in november 2020 besloten de raden van toezicht van het Koning Willem I College en De Leijgraaf op 1 maart 2021 verder te onderzoeken hoe de beide onderwijsinstellingen het beste kunnen samenwerken op een duurzame en intensieve manier. Onderdeel van dit onderzoek was de mate waarop verdere samenwerking door beide instellingen zou worden gedragen. Hier lag een belangrijk rol voor de medezeggenschapsraden en de studentenraden. Daarbij is rekening gehouden met de diverse advies- en instemmingsbevoegdheden die deze gremia hebben.

De resultaten van dit onderzoek zijn op 10 juni 2021 gepresenteerd in de Fusie-effectrapportage met het Beslisdocument als onderdeel daarvan. Hierin wordt onder andere toegelicht hoe we willen samensmelten naar één onderwijsinstelling en hoe deze ingericht moet worden.

Op 25 juni 2021 dienden we een fusieaanvraag in bij de minister van OCW. Op 12 oktober 2021 ontvingen we het mooie nieuws dat de minister hiervoor haar goedkeuring geeft. Zij sprak het vertrouwen uit dat wij, ondanks de grootte van de nieuwe organisatie, het onderwijs kleinschalig blijven inrichten en de menselijke maat hoog in het vaandel houden.

Op 7 december 2021 gingen ook de raden van toezicht formeel akkoord met de voorgenomen fusie. Daarmee werd op 1 januari 2022 de juridische en bestuurlijke fusie een feit. Daarmee veranderde ook de naam van onze stichting: Stichting Regionaal Onderwijs Centrum 's-Hertogenbosch heet nu Stichting Regionaal Onderwijs Centrum Noordoost-Brabant.

Een belangrijk doel van de fusie, die tot het akkoord van de minister van OCW een voorgenomen fusie was, is dat we een kwalitatief en divers onderwijsaanbod kunnen houden in de regio Noordoost-Brabant. Met elkaar en met partners in de regio richten we ons op ontwikkeling en behoud van talent in de regio.

In het nieuwe Koning Willem I College brengen we het beste van twee werelden samen, want hoewel de beide scholen qua cultuur erg op elkaar lijken, zien we grote verschillen in de manier van werken. Daarnaast grijpen we de fusie aan om onderwijs verder te innoveren en door te ontwikkelen. 

De nieuwe onderwijsinstelling krijgt de naam Koning Willem I College. We kozen voor behoud van deze naam vanwege de hoge bekendheid in een groot deel van de regio Noordoost-Brabant en goede reputatie. 

In 2022 werken we samen verder aan één visie en één strategie om nu en in de toekomst een belangrijke bijdrage te leveren aan de uitdagingen in onze (arbeidsmarkt)regio.

De Centrale Studentenraad is 10 jaar geleden op het Koning Willem I College opgericht, en is er om de belangen van alle studenten van het Koning Willem I College te behartigen. Ook helpt de raad bij problemen of klachten. Zij is bevoegd om gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het college van bestuur. Dat gaat vooral over zaken die voor studenten van belang zijn, zoals de studiepuntenregeling of het beleid over alcohol en tabak. Zijn er plannen die over studenten gaan? Dan heeft de studentenraad advies- of instemmingsrecht en overlegt de raad met het college van bestuur of het plan doorgaat of niet.

Ook in 2021 werkte de Centrale Studentenraad hard om het leven van de student op het Koning Willem I College zo makkelijk mogelijk te maken. Zo waren ze actief betrokken bij alle fases uit het fusieproces, dachten mee over het coronabeleid, en organiseerde zoals ieder jaar acties gericht op studenten.

De Centrale Studentenraad bestond op 1 januari 2022 uit de volgende leden:

1. Nick van Korven, voorzitter
2. Stijn van den Bosch, vicevoorzitter
3. Sonia Michajlow, algemeen lid
4. Jim Dücker, algemeen lid
5. Sam van Abeelen, algemeen lid
6. Sjoerd Rooijmans, algemeen lid
7. Seyda Kayak, algemeen lid
8. Valentina Fernandes, algemeen lid
9. luri Martins, algemeen lid

Ook in 2021 kregen we te maken met een ‘ander normaal’ door corona. Een jaar waarin weer veel werd gevraagd van alle medewerkers. Makkelijk was het niet en het heeft veel inzet gekost, maar iedereen heeft toch weer op zijn eigen manier een steen bijgedragen om door te gaan.

In april nam Hans van Riel het stokje over van de vertrekkende voorzitter. Een stevige klus gezien de onvoorspelbaarheid van het virus en de aankondiging, en daarna de uitwerking, van de fusie met De Leijgraaf.
 

Visie en missie
De OR denkt, praat en beslist mee op een proactieve en transparante wijze en neemt de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan een veilige en gezonde omgeving waarin medewerkers en studenten zichzelf kunnen ontplooien tot kundige professionals.

Een wendbare OR die meestuurt om het Koning Willem I College op het niveau te brengen waarop alle medewerkers en studenten zo optimaal mogelijk presteren en hun talenten benutten blijft van kracht! Eén van de accenten die we dit jaar toevoegden is de slogan We zien jou. We leven in een complexe samenleving waarop we de student goed willen voorbereiden en waarvoor we de medewerker goed willen toerusten.

De visie en missie zijn vastgelegd in ons meerjarenplan ‘We zien jou’. Dat is steeds de toetssteen van ons handelen geweest en wordt dat mogelijk ook samen met De Leijgraaf.

In het afgelopen jaar zette de OR zich in om zijn zichtbaarheid te verbeteren, bijvoorbeeld door het uitbrengen van een nieuwsbrief en het uitnodigen van diverse collega’s uit alle lagen van de organisatie tijdens de overleggen.

Overleg
Alle overleggen van de OR vinden plaats op basis van een van tevoren bekendgemaakt, rooster. De overlegvergaderingen met het college van bestuur en de OR zijn openbaar voor alle medewerkers van het Koning Willem I College.

Iedere week vergadert de OR onderling en één keer per 4 weken met het college van bestuur in een overlegvergadering. Er kan een extra (overleg)vergadering worden ingepland als dat nodig is. Een kleine delegatie van de OR heeft regelmatig een kort, informeel overleg met het college van bestuur, waarin zij de agenda voor de overlegvergadering opstellen en de lopende zaken over medezeggenschap binnen de organisatie bespreken. Jaarlijks vindt overleg plaats met één of meer leden van de raad van toezicht.

Onderwerpen
In 2021 behandelden leden van de ondernemingsraad verschillende advies- en instemmingsaanvragen. Elke aanvraag is (meermalen) besproken geweest in de overleggen van de OR en het overleg van de OR met het college van bestuur. De aanvragen zijn door de OR met een positief advies of instemming afgesloten.

Lees meer over deze aanvragen, scholing van de OR en de samenstelling.

Blik op 2022
Op 1 januari 2022 ging de OR van het Koning Willem I College op in de tijdelijke OR (TOR) met De Leijgraaf.

Deze bestaat uit vijf leden van de oude OR van het Koning Willem I College en vier leden van de oude OR van de Leijgraaf.

Waar 2021 in het teken stond van corona, pakt de TOR in 2022 waar mogelijk de reguliere werkwijze op. Naast advies en instemmingsaanvragen houdt dat onder meer in dat de TOR in de overlegfase al betrokken is en ook ongevraagd advies kan uitbrengen.

Al deze onderwerpen bepalen de kwaliteit van zorg maar ook het welzijn van onze collega’s. De OR zal dit dan ook actief begeleiden om mede sturing te geven aan het nieuwe Koning Willem I College.

In 2022 zijn de verkiezingen voor leden van de nieuwe OR.

Het college van bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderwijs van het Koning Willem I College. De drievoudige kwalificatie staat daarbij centraal: deelname aan de maatschappij, toeleiding naar de arbeidsmarkt en doorstroom naar het vervolgonderwijs. Het college van bestuur ziet erop toe dat alle opleidingen minimaal voldoen aan de daarvoor gestelde wettelijke eisen voor basiskwaliteit en stimuleert de opleidingen om daarnaast te voldoen aan eigen aanvullende kwaliteitsvereisten. 

De Commissie Kwaliteitsafspraken MBO adviseert het Ministerie van OCW positief over de effecten die we in 2020 realiseerden. Op basis van dat advies kent het Ministerie van OCW het resultaatafhankelijke deel van de kwaliteitsgelden toe aan het Koning Willem I College. 

De nieuwbouw aan Onderwijsboulevard 3, met nieuwe moderne onderwijsomgevingen, werd voor de zomer van 2021 opgeleverd.

Na het afscheid van de heer van Gerven, die bij zijn afscheid een lintje ontving uit handen van de burgemeester van 's-Hertogenbosch de heer Mikkers, in april 2021 bestond het college van bestuur uit twee leden en opereerde als een collegiaal bestuur. Ze vervingen elkaar bij afwezigheid, stemden verschillende activiteiten onderling nauw af tijdens het wekelijks bestuurlijk overleg, overlegden minstens een keer per twee weken met het voltallige management en voerden daarnaast periodiek overleg met het management van iedere onderwijsafdeling en dienst afzonderlijk.

De portefeuilleverdeling tussen de heer van Kessel (voorzitter college van bestuur) en mevrouw Majoor (lid college van bestuur) is als volgt:

• voorzitter: strategie en organisatie, financiën, enkele onderwijsafdelingen, facilitaire zaken, ICT, studentenzaken, personeel, communicatie, ondernemingsraad, studentenraad, ouders.

• lid: governance, enkele onderwijsafdelingen, kwaliteitszorg, onderwijsinhoud en -logistiek, examinering, informatisering, relatie met de arbeidsmarkt, beheer projecten, vavo, educatie.

Het college van bestuur vervult de verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in de ‘Branchecode goed bestuur in het mbo’ (van augustus 2014; bijgesteld per 1 januari 2019). Het college van bestuur voert geen taken uit die tot een belangenverstrengeling met bestuurders of toezichthouders van andere mbo-instelling leiden.

Twee ontwikkelingen speelden een grote rol in 2021: de coronapandemie en de voorbereiding van de fusie tussen het Koning Willem I College en De Leijgraaf. Voor de coronapandemie continueerden we het adviesteam, zodat we passende reageerden op ontwikkelingen.

Daarnaast verleende verleende het ministerie van OCW op 12 oktober goedkeuring aan de fusie op stichtingsniveau per 1 januari 2022 en de fusie op instellingsniveau per 1 augustus 2022. Op 1 januari 2022 werd de fusie op stichtingsniveau formeel bekrachtigd. We bereidden de fusie voor vanuit transitieteams, met collega’s van beide organisaties.

De belangrijkste beleidsthema’s voor 2021 en verder legden we vast in het beslisdocument, dat we opstelden als onderlegger van de Fusie Effect Rapportage ten behoeve van de fusieaanvraag. Die thema’s zijn: wendbaarheid, community gedachte, centrale kaders en regionale verankering.

Het nieuwe Koning Willem I College zet in op het verder versterken van de horizontale dialoog; door vier regionale communities te vormen wil het college ontmoetingen tussen overheid, ondernemers en onderwijs faciliteren.

Alle onderwijsafdelingen en diensten legden hun ambities voor het transitiejaar 2021-2022 vast in een jaarplan. Het college van bestuur besprak de voortgang daarvan periodiek met de leidinggevenden, met als onderlegger een managementrapportage waarin de stand van zaken is vastgelegd.

Leden college van bestuur:

• De heer mr. drs. J.C.N. van Kessel, voorzitter
• Mevrouw dr. D.J.M. Majoor, lid
• De heer drs. C.L.E.M. van Gerven, lid tot 1 mei 2021

De nieuwbouw op de locatie aan de Onderwijsboulevard is 1 juni 2021 opgeleverd en door de afdeling Bouw-infra, Architectuur en Meubelontwerp en het Vavo-College in het nieuwe schooljaar definitief in gebruik genomen.

Het project is binnen budget en planning gerealiseerd en vormt een voorbeeld van vernieuwing en verbetering van bestaande schoolcomplexen met een duurzaam antwoord voor de toekomst. Het toont de mogelijkheden van hout als constructiemateriaal en vormt een prettig en gezond gebouw, om in te werken en te leren met een sterk en duurzaam karakter naar de stad. Het nieuwe entreegebouw is uniek voor Nederland en Europa. Een bewust en verantwoord gebouw dat als inspiratie kan dienen aan nieuwe generaties techniekstudenten. 

Na een prachtige nominatie voor Schoolgebouw van het Jaar, mag het nieuwe schoolgebouw zich sinds november 2021 het beste en mooiste houten gebouw van Nederland noemen. Op de eerste editie van de Nationale Houtbouwprijs, waar meer dan 50 houten gebouwen voorgeselecteerd waren, heeft het nieuwe entreegebouw aan de Onderwijsboulevard de eerste prijs mogen ontvangen in de categorie Zakelijke Houtbouw. Een prachtige prestatie!

Waar we in 2020 mooie stappen zetten met digitalisering om online- en blended onderwijs te ondersteunen, stond het jaar 2021 voor een belangrijk deel in het teken van de voorbereiding van de fusie met De Leijgraaf. We keken gezamenlijk naar de overeenkomsten en verschillen in proces- en applicatie-architectuur.

Op het gebied van informatiebeleid zagen we veel overeenkomsten. Samen met diverse organisatieonderdelen werkten we in 2021 succesvol een visie op digitaliseren uit. Het college van bestuur stelde deze vast. Op hoofdlijnen stelden we een routekaart inclusief tijdlijnen op voor de voor de fusie noodzakelijke systeemmigraties. Daarnaast zetten we belangrijke stappen om de landelijke referentiearchitectuur MORA te integreren in de architectuur van het Koning Willem I College.

Vanuit de visie op onderwijs en leren (‘Leren Beweegt’) zetten we in samenwerking met veel docenten van het Koning Willem I College en De Leijgraaf een traject in gang om de Digitale Leeromgeving te optimaliseren. Het werk dat we eerder in dat traject verzetten, vormt nu het vertrekpunt voor een aanbesteding van een Leermanagementsysteem, als centrale voorziening binnen een Digitale Leeromgeving.

Lees hier verder over diverse mooie stappen die wij in 2021 maakten op het gebied van informatievoorziening.

Het Koning Willem I College beschikt over een managementdashboard waarmee de belangrijkste risico’s worden beheerst. Het dashboard bevat actuele informatie over studenten, personeel, studiesucces, financiën en tevredenheid van studenten. Daarnaast voert het college periodiek kwaliteits-, handhavings- en tevredenheidsonderzoeken uit op basis waarvan risico’s in beeld worden gebracht, zodat adequate bijsturing kan plaatsvinden. Voor de financiële sturing wordt gebruikgemaakt van een (meerjaren)begroting en taakstellende budgetten voor activiteiten, investeringen en voorzieningen. 

Een belangrijk instrument in het kwaliteitszorgsysteem is de interne audit waarmee bij de onderwijsafdelingen de onderwijskwaliteit in beeld wordt gebracht. In 2021 zijn belangrijke stappen gezet om te komen tot een herijking van de auditsystematiek. Er is een viertal pilots uitgevoerd met de onderwijsdialoog waarbij, op opleidingsniveau, gebruik wordt gemaakt van het dialoogmodel dat binnen het Kwaliteitsnetwerk MBO, voor het instellingsniveau, is ontwikkeld. Uit de evaluatie is naar voren gekomen dat het instrument goed inzetbaar is voor ontwikkelingsgerichte onderzoeken; daar waar sprake is van een risicogericht onderzoek is besloten om gebruik te maken van het auditinstrument van De Leijgraaf, waarmee het Koning Willem I College op 1 januari 2022 op stichtingsniveau gefuseerd is (op 1 augustus 2022 vindt de fusie op instellingsniveau plaats). Ook voor de zelfevaluatie is, na een pilot met een digitale kwaliteitsmonitor, besloten om aan te sluiten op het instrument van De Leijgraaf. Ook zijn er de jaarlijkse accountantscontroles en worden op basis van landelijk beschikbare data toekomstige studentenstromen in beeld gebracht. Daardoor is er zicht op de belangrijkste risico’s betreffende onderwijskwaliteit, financiën, demografische ontwikkelingen en (provinciale) economische ontwikkelingen. 

Het omgaan met risico’s (risicomanagement) is een belangrijk onderdeel van het op een beheerste en weloverwogen manier realiseren van de strategische doelen uit het meerjarenplan. Risico’s zijn geen zaken die altijd vermeden moeten worden. Het is echter wel van belang ze in beeld te hebben en bewuste keuzes te maken over de beheersing ervan.

De afgelopen jaren zijn stappen gezet om het risicomanagement verder te verbeteren met als doel een stelsel van risicobeheersing te ontwikkelen en te verankeren in de planning-en-controlcyclus. In 2017 is in beeld gebracht welke beheersmaatregelen er al genomen zijn, hoe effectief deze zijn en op welke risico’s nog aanvullende of nieuwe maatregelen nodig zijn. De destijds gesignaleerde risico’s ten aanzien van de verkokering van de organisatie, transparantie van beleid, innovatief vermogen, leiderschapsontwikkeling, besluitvorming, kennisdeling en samenwerking zijn in 2020 en 2021 opgepakt vanuit de eind 2019 opgestelde ontwikkelagenda waarin aandacht voor de thema’s onderwijsontwikkeling, organisatieontwikkeling en leiderschapsontwikkeling. In aanloop naar de fusie met ROC de Leijgraaf zijn vervolgens visies ontwikkeld op leren, organiseren, werken en digitaliseren die voor een belangrijk deel een verder antwoord zijn op de aangehaalde risico’s. Vanuit de strategische thema’s wendbaarheid, community gedachte, centrale kaders en regionale verankering in het beslisdocument (beleidsdocument ten behoeve van de fusie) wordt vanaf 2021 de nieuwe fusieorganisatie ingericht met aandacht voor de gesignaleerde risico’s. Het in ontwikkeling zijnde meerjarenbeleidsplan 2022-2025 zal op dat beslisdocument voortborduren.

Het Koning Willem I College heeft informatiebeveiliging en privacybescherming hoog in het vaandel staan. Daarom zijn wij voortdurend bezig met het verbeteren van de organisatie op deze gebieden.  Een interne Functionaris voor Gegevens-bescherming en een Corporate Information Security Officer ondersteunen medewerkers sinds 2018 op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming. In september 2021 ging de interne Functionaris Gegevensbescherming met pensioen een externe Functionaris Gegevensbescherming verving hem. Deze wordt ondersteund door een interne en een externe Privacy Officer en de al aanwezige Corporate Information Security Officer.

Uit de MBO Benchmark IBP 2021 blijkt dat het Koning Willem I College bovengemiddeld scoort op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming. De resultaten van dit onderzoek zorgen voor verbetermaatregelen. Een aantal aandachtspunten uit de benchmark is al meegenomen in de voorbereiding op de fusie en een aantal aandachtspunten pakken we in 2022 op.

De benchmarktoetsing verrichten we in de toekomst op basis van het ‘Volwassenheidsmodel NBA’, dat het mbo gebruikt om de naleving in het kader van de AVG te beoordelen. Door het hanteren van de verschillende volwassenheidsniveaus maken we een beeld van de reële situatie (het bereikte niveau), en een streef- of ambitieniveau waaraan Koning Willem I College in de (nabije) toekomst wil gaan voldoen.

Vanuit het informatiebeveiligingsbeleid geeft de ingestelde Beleidsgroep IBP namens het college van bestuur richting aan informatiebeveiliging en privacybescherming.

De dienst Informatiemanagement is apart gepositioneerd. Deze dienst zorgt ervoor dat alle digitale informatiesystemen, -processen en -applicaties goed op elkaar aansluiten. Het Koning Willem I College wil het werken van studenten en medewerkers makkelijker maken en gepersonaliseerd onderwijs mogelijk maken.

Ook is het van belang dat externe relaties makkelijk met onze systemen kunnen werken. Met hen ontwikkelt het Koning Willem I College hybride onderwijs waarin praktijk en school samenkomen. Dat vraagt om integratie van alle informatiesystemen. Daarvoor brachten we eerst de samenhang van alle processen in beeld. Op basis daarvan bepaalden we welke systemen daarvoor nodig zijn en hoe we deze het beste integreren. We kiezen voor een cloud strategie. Tegelijkertijd is het bewaken van de privacy studenten en medewerkers een belangrijk aandachtspunt. Data van medewerkers en studenten moet goed beschermd worden. Wel moeten we blijven aansluiten bij de manier van werken en leren. Privacy by Design blijft daarom een belangrijk aandachtspunt.

Het Koning Willem I College was sinds 2015 gecertificeerd volgens de norm NEN/ISO 27001, de norm op het gebied van informatiebeveiliging. De  hercertificering is niet meer aangevraagd mede omdat we binnen het mbo anders werken. We handelen wel in de geest van de NEN/ISO 27001.

Belangrijke privacydocumenten waaronder het privacybeleid en verwerkersovereenkomsten die wij sluiten, actualiseerden we. Daarnaast voerden we daar waar nodig data protection impact assessments (DPIA’s) uit. Bovendien actualiseerden we het verwerkingsregister. Tot slot gebruiken we de resultaten van de benchmark voor het ontwikkelen van een meerjarenplanning. Deze passen we aan en trekken we gelijk met De Leijgraaf, met het oog op de fusie.

Tijdens de voorbereiding van de fusie met De Leijgraaf heeft de Functionaris Gegevensbescherming van het Koning Willem I College toezicht gehouden en is betrokken bij enkele belangrijke stappen.

De functionaris Gegevensbescherming en het college van bestuur hadden regelmatig contact. Op adviezen reageerden zij snel.

In 2021 registreerde het Koning Willem I College een aantal kleinschalige datalekken. Deze datalekken hadden geen nadelige gevolgen voor de privacy van de betrokkenen en meldden ze daarom niet bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We informeerden de betrokkenen van de datalekken conform de wettelijke meldplicht. We evalueerden de datalekken en stelden verbetermaatregelen op om herhaling te voorkomen. Daarnaast behandelden we inzageverzoeken van betrokkenen volledig conform wet- en regelgeving.

Een voortdurend punt van aandacht is het verhogen van bewustzijn en kennis op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming. Vast onderdeel hierin vormen de wettelijke bepalingen uit de AVG. De in 2020 in gang gezette bewustwordingscampagne op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming kreeg in 2021 een vervolg. Ook in 2022 rollen we deze campagne verder uit over alle vestigingen van het Koning Willem I College.

In het verslagjaar 2021 hebben de 5 examencommissies belangrijke ontwikkelstappen gezet in aansluiting op de terugkerende thema’s zoals die in regelmatige gesprekken met het College van Bestuur aan de orde zijn gekomen:

• Kwaliteitsborging volgens een systematische PDCA-cyclus.
• De bevordering van een professionele dialoog tussen examencommissie en onderwijsafdeling waarbij een balans wordt gecreëerd tussen onafhankelijkheid en nabijheid.
• Een verantwoord diplomabesluit, ook in situaties waarbij examenaanpassingen nodig zijn geweest ten gevolge van Covid-19.

De examencommissies zijn er in geslaagd een hoge mate van efficiëntie in hun aanpak te realiseren, met een systematische werkstructuur waardoor zicht op de soms grote span of control gerealiseerd is.

In één examencommissie lag de focus als gevolg van het vertrek van de voorzitter, secretaris en twee leden vooral op de evaluatie van eigen procedures en het maken van nieuwe afspraken over de eigen werkwijze en instrumenten. De positieve beoordeling in het herstelonderzoek van de twee opleidingen die deze examencommissie onder haar hoede had, heeft gezorgd voor een stevige basis waarop de nieuw samengestelde examencommissie haar werkzaamheden in het verslagjaar kon vormgeven.

Alle examencommissies hebben, in lijn met eerdere tussentijdse resultaten van een externe evaluatie met onderwijsafdelingen  de onderlinge  professionele dialoog versterkt. Dat blijkt onder meer uit de  afspraken die tussen examencommissie en afdelingen zijn gemaakt over examenaanpassingen die onderwijsafdelingen als gevolg van corona in een aantal gevallen hebben moeten toepassen. We zien dat de rol van de examencommissie zich, in samenspel met de onderwijsafdeling doorontwikkelt naar die van adviseur én kwaliteitsborger.

Daar waar geen gebruik wordt gemaakt van inkoopexamens, maar examens zelf worden geconstrueerd, vindt steeds een vaststelling plaats met inzet van een onafhankelijk adviseur. 

Verdere professionalisering van de leden op het gebied van analyseren, onderzoeken, evalueren en communiceren heeft en krijgt in de komende tijd extra aandacht.

We hebben intern een scholing verzorgd voor zowel leden examencommissie als medewerkers van onderwijsafdelingen; daarin is zowel de inhoudelijke als de procedurele kant van het verlenen van vrijstellingen aan de orde gesteld.

Aan het eind van het jaar hebben we in het perspectief van hoe we examinering in de nabije toekomst gaan vormgeven, een collegebrede studiedag gehouden; concrete voorbeelden om op een nieuwe manier een verantwoord diplomabesluit te nemen zijn daarbij gepresenteerd.

Professionalisering kan niet los worden gezien van de stabiliteit in de bezetting van examencommissies, die in een enkel geval onder druk is komen te staan als gevolg van tussentijds vertrek van leden. Met directeuren van onderwijsafdelingen is daarom de opzet van een kweekvijver voor leden van examencommissies besproken. Concrete afspraken hierover maken we in de loop van 2022. Dat heeft alles te maken met de fusie tussen Koning Willem I College en De Leijgraaf waar de minister eind 2021 haar goedkeuring aan heeft gegeven. Die fusie zal ook leiden tot een aanpassing in de examenorganisatie van de nieuwe fusieorganisatie waarbij het aantal examencommissies drie in plaats van de huidige vijf zal worden. Eind 2021 is afgesproken dat de in lijn met die aanpassing ook de opzet van een kweekvijver invulling krijgt.

In 2021 zijn voor het beroepsonderwijs 4226 diploma’s, 20 certificaten en 8 verklaringen uitgereikt. Daarmee zetten de studenten die deze waardepapieren in ontvangst hebben mogen nemen een nieuwe stap in hun loopbaanontwikkeling.

In 2021 heeft de Inspectie van het Onderwijs geen onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de examinering. Het eerstvolgende vierjaarlijkse onderzoek is gepland in het najaar van 2023.