Financiën

Na de juridische fusie per 1 januari 2022 tussen de voormalige Stichting ROC de Leijgraaf (verdwijnende partij) en de voormalige Stichting ROC ’s-Hertogenbosch (ontvangende partij), heeft op het gebied van bedrijfsvoering een aantal beleidsmatige wijzigen plaatsgevonden. De belangrijkste is dat per 2023 alle afdelingsdirecteuren integraal verantwoordelijk voor hun eigen resultaat. Dit geldt naast de financiën, ook voor hun eigen formatieve inzet, een verantwoordelijkheid die voorheen bij de afdeling HR lag. In 2024 heeft hierin een verdere doorontwikkeling plaatsgevonden, waarin stappen zijn gezet in de mate en kwaliteit van afstemming tussen de verantwoordelijke directeuren en de ondersteunende, adviserende, afdelingen.

Het verstevigen van de financiële functie heeft in 2024 aandacht gekregen. Hiervoor zijn onder andere een tweetal interne projecten opgestart: project Baten op orde en project Publiek/privaat. Tevens is gewerkt aan een reguliere jaarplanning en een Plateauplanning met veranderkundige ambities voor de komende 3 jaren. Het jaar 2025 staat in het teken van het versterken van de basis op orde met verdere inzet op project Baten en project Publiek/privaat.

Gedurende 2024 is daarnaast verder gewerkt aan de harmonisatie van processen, binnen afdelingen, maar ook tussen verschillende afdelingen. Als gevolg van de ontwikkeling die hierin is doorgemaakt, is de kwaliteit van afstemming en daarmee beschikbaarheid van (financiële) informatie verbeterd. Dit heeft geleid tot nieuwe inzichten en verbeteringen, die ook in 2025 en verder nog doorgevoerd worden. Een belangrijk voorbeeld hiervan is project ESSOR, Elke Student Succesvol Op Reis. Hierin worden de processen die een student raakt integraal bekeken en gewerkt naar een procesverbetering.

In aanvulling op processen is ook sprake van een ontwikkeling op het gebied van cultuur en gedrag, die de organisatie ook in 2024 met elkaar doormaakt. Mede om hier regelmatig bij stil te staan, organiseert het Koning Willem I College, onder aanvoering van het college van bestuur regelmatig koersdagen. 

Bekostigde studenten
In onderstaand overzicht zijn de studentenaantallen opgenomen. De studentenaantallen tot en met 2021 betreft een optelling van het voormalige Koning Willem I College en ROC De Leijgraaf. Per 1 augustus 2022 is het BRIN- nummer van voormalig De Leijgraaf opgeheven en worden de bekostigde studentenaantallen op het BRIN-nummer van de nieuwe Stichting ROC Noordoost-Brabant (opgericht per 1 januari 2022) weergegeven.

In 2024 is het aantal bekostigde studenten met 2% gegroeid ten opzichte van 2023. De verhouding tussen bol- en bbl-studenten bleef daarbij nagenoeg gelijk. Opvallend is dat de groei van het aantal studenten wanneer de aantallen meerjarig bekeken worden, voortkomt uit bbl-studenten. Gezien de zwaardere weging van bol-studenten in de bekostiging, wordt deze verhouding nauwlettend gevolgd. Op basis van beschikbare prognoses was echter de verwachting dat in 2024 het aantal studenten zou dalen. De groei van het Koning Willem I College, tegen de trend in, biedt geen garanties voor de nabije toekomst met betrekking tot de ontwikkeling van het aantal studenten. Dit is aanleiding om in de continuïteitsparagraaf uit te gaan van een scenario met een dalend gewogen studentenaantal (zie hierna), in lijn met de landelijke prognose.

De aantallen in de tabel met bekostigde studenten zijn gebaseerd op de door DUO gepubliceerde aantallen in de terugmelding bekostigingsgrondslagen. Voor de aantallen van 1 oktober 2024 is uitgegaan van de studentenaantallen die beschikbaar waren tijdens het opstellen van de begroting 2025.

Formatie-ontwikkeling
De formatie (in loondienst) is in 2024 met 33,9 fte gestegen. Daarbij is het belangrijk op te merken dat dit de formatie exclusief externe inhuur is. De stijging in het aantal FTE is onder andere het gevolg van het uitvoeren van meer inburgeringsactiviteiten en projecten. Als gevolg van de implementatie van het nieuwe functiehuis per januari 2024 zijn nieuwe inzichten ontstaan in de categorisering van het personeel in onderstaande tabel. De verschillen in het aantal fte per categorie worden onder de tabel nader toegelicht. 

Het grootste verschil in categorieën zit vooral in een verschuiving tussen direct en indirect onderwijsondersteunend personeel. In 2023 bestond het direct onderwijsondersteunend personeel uit ontwikkelaars en trainers didactiek (8,9 fte). In 2024 bestaat deze groep uit administratieve ondersteuning (ca. 147 fte), adviseurs onderwijs en examinering (ca. 37 fte) en roosteraars (ca. 23 fte).

De afname in omvang van directie en management is deels te verklaren door de fusie, maar ook hier voor een deel vanwege het nieuwe functiehuis waarbij enkele functies (zoals onderwijscoördinatoren) werden ingedeeld onder (in)direct onderwijsondersteunend personeel (o.a. programmamanager en secretarieel administratief medewerker).

Naast de stijging van het aantal fte in loondienst, is gedurende 2024 veel beroep is gedaan op externe inhuur (gemiddeld ca. 75 fte). Reden hiervoor is dat Koning Willem I College nog veel specifieke expertise nodig had voor extra werkzaamheden na de fusie en doordat functies moeilijk zijn in te vullen vanwege de krappe arbeidsmarkt.

Financiële kaders
Binnen het Koning Willem I College is een meerjarig financieel toetsingskader opgesteld, waarin de relevante ratio’s en signaleringswaarden van de Onderwijsinspectie zijn opgenomen. Op basis van een tiental kengetallen wordt de (financiële) gezondheid van het college hierin getoetst. In de tabel hieronder zijn de ratio’s voor eind 2023 en eind 2024 opgenomen.

Uit bovenstaande blijkt dat het Koning Willem I College financieel gezond is, waardoor er ook financiële ruimte is om in te spelen op de dalende studentenaantallen. Met betrekking tot de verhouding onderwijspersoneel (OP) en ondersteunend en beheerpersoneel (OBP) is in 2024 een kleine beweging richting de doelstelling van 70% / 30% in 2027 zichtbaar. Om deze doelstelling te bereiken worden nadere plannen uitgewerkt.

Deze paragraaf is gebaseerd op de jaarrekening 2024 en moet gelezen worden in samenhang met de toelichting op de jaarrekening en de overige financiële gegevens in de jaarrekening.

Het resultaat van 2024 bedraagt € 0,1 miljoen negatief. Dit is € 10,3 miljoen lager dan in 2023 en € 2,3 miljoen lager dan begroot. De belangrijkste oorzaken van het afwijkende resultaat ten opzichte van de begroting zijn te vinden in hogere personeelslasten (+ € 10,9 miljoen), ook in verhouding tot de hogere baten die gerealiseerd zijn (totale baten + € 8,3 miljoen). Daarnaast waren de overige lasten hoger dan begroot (+ 1,3 miljoen), maar hadden lagere afschrijvingen dan begroot (- € 0,8 miljoen) en hogere rentebaten (+ 0,7 miljoen) een positief resultaateffect. Hieronder worden deze onderdelen kort besproken.

De T-2-methodiek zorgt ervoor dat de Rijksbijdragen baten in 2024 toegekend worden op basis van de studentenaantallen van 1 oktober 2022 en 1 februari 2023. Zoals bij de kengetallen te zien, was het aantal studenten in 2022 bijna 500 studenten lager dan op 1 oktober 2024. Opvallend is hierin dat het aantal, in de bekostiging zwaarder wegende, bol-studenten lager was dan in 2022 en het aantal bbl-studenten hoger. Ten opzichte van de begroting zijn gedurende 2024 de toegekende bedragen herzien met de loon- en prijscompensatie (€ 6,4 miljoen), wat de belangrijkste verklaring is voor de hogere Rijksbijdragen dan begroot. Tegenover de loon- en prijscompensatie staan de CAO verhogingen per 1 januari 2024 en 1 juni 2024, alsmede een algehele inflatiecorrectie.

Naast de bekostiging zien we ook een stijging in de baten binnen zowel overige overheidsbijdragen en subsidies (+ € 0,9 miljoen), als baten in opdracht van derden (+ € 0,8 miljoen). De oorzaken van de stijging van overige overheidsbijdragen en subsidies ligt met name bij Educatie activiteiten voor een aantal gemeenten (+ € 0,4 miljoen), bestaande uit onder meer trajecten voor laaggeletterden. Tegenover deze activiteiten staan ook extra kosten, waaronder personeelsinzet. De groei in baten in opdracht van derden ten opzichte van de begroting is toe te schrijven aan een groter aantal studenten inburgering dan voorzien (+ € 0,9 miljoen). Om te voldoen aan de grotere vraag naar inburgering, is meer personeel ingezet. Daar tegenover stonden iets lagere overige baten in opdracht van derden dan begroot, met name commerciële trajecten.

De personeelskosten in 2024 zijn ten opzichte van de begroting met € 10,9 miljoen gestegen. De CAO-verhoging per 1 juni 2024, inclusief eenmalige uitkeringen, verklaart deze stijging voor circa € 4,7 miljoen. Een andere belangrijke oorzaak van de toename is de hogere personeelsinzet (circa € 2,7 miljoen hogere kosten). De hogere personeelsinzet is onder andere te verklaren door de hogere baten, waar extra personeelsinzet en kosten tegenover staan. Een laatste belangrijke verklaring voor de hogere kosten zijn de fors hogere kosten van externe inhuur, circa € 3,5 miljoen hoger dan begroot. De hogere kosten zijn een combinatie van een hoger aantal fte externe inhuur dan in de begroting opgenomen en een hogere prijscomponent.

Naast de personeelskosten zijn ook de overige instellingslasten lasten hoger dan begroot (€ 1,3 miljoen). Met name de hogere lasten binnen de sub-rubriek administratie- en beheerslasten zijn opvallend (€ 2,9 miljoen hoger dan begroot). De hogere realisatie dan begroot van de administratie- en beheerslasten heeft vele verschillende oorzaken, waaronder meer inhuur van externe adviseurs vanwege verschillende trajecten binnen het KW1C, zoals bijvoorbeeld ESSOR. Tevens is in de begroting rekening gehouden met de investeringen in immateriële vaste activa voor de verbeteringen van het digitale landschap, waarvoor bij nader inzien geen grondslag voor het activeren van deze lasten bestaat. Als gevolg daarvan zijn deze lasten in de administratie- en beheerslasten gerealiseerd. Door een lagere realisatie van andere kosten ten opzichte van de begroting, met name reiskosten studenten (- € 1,1 miljoen ten opzichte van de begroting), en lagere presentatiekosten (- € 0,3 miljoen) wordt een deel van de hogere lasten gecompenseerd.

De hogere lasten worden deels gecompenseerd door circa € 0,7 miljoen hogere rentebaten, als gevolg van een hogere stand liquide middelen en een hogere rentestand dan in de begroting van 2024 voorzien.

Gedurende 2024 is de immateriële vaste activa verder afgenomen (- € 0,6 miljoen), doordat er geen nieuwe investeringen in immateriële vaste activa plaatsvinden. De bestaande immateriële vaste activa lopen in de komende jaren volledig terug naar € 0, als gevolg van afschrijvingen. De toename in de liquide middelen (+ € 4,1 miljoen) is met name een gevolg van de oplopende kortlopende schulden binnen de balans (+ € 3,9 miljoen).

De bestemmingsreserve voor duurzame onderwijsinnovatie is onderdeel van de routekaart 2024 – 2027. In 2024 is € 0,9 miljoen onttrokken aan deze bestemmingsreserve, vanwege de gemaakte kosten met betrekking tot ontwikkelingen binnen het programma Flexibilisering en Modularisering. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met onttrekkingen aan deze bestemmingsreserve in de lasten.

De stijging van de kortlopende schulden is grotendeels toe te wijzen aan nog te betalen belastingen en premies sociale verzekeringen (+ € 0,9 miljoen, totaal € 6,9 miljoen), in combinatie met hogere overlopende passiva (+ € 4,0 miljoen, totaal € 16,1 miljoen). De overlopende passiva bestaat voor het grootste gedeelte uit vooruit ontvangen projectengelden en vakantiegeld en -dagen. De oorzaak van de toename nog te betalen belastingen en premies komt voort uit de gestegen personeelslasten ten gevolge van CAO verhogingen in 2024. Het saldo vakantiegeld en – dagen loopt door de gestegen lonen ook verder op.

In de paragraaf ‘Kengetallen’ is de ontwikkeling van de belangrijkste financiële kengetallen solvabiliteit en liquiditeit opgenomen. Hieruit blijkt dat de financiële positie van het Koning Willem I College robuust is.

De solvabiliteit, uitgedrukt als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen, is ultimo 2024 gedaald van 69% naar 67% dit wordt, veroorzaakt door de stijging van de kortlopende schulden en het negatieve resultaat. Dit is ook de reden dat de zogenaamde solvabiliteit II (eigen vermogen + voorzieningen gedeeld door het totaal vermogen) in 2024 daalt naar 73%, waar deze in 2023 nog 75% betrof. Deze solvabiliteit ligt ruim boven de door de Inspectie van het Onderwijs gehanteerde signaleringswaarde van 30%.

Het kengetal ter bepaling van eventueel bovenmatig eigen vermogen bedraagt ultimo 2024 0,65 (ultimo 2023: 0,67). Dit is ruim onder de signaleringswaarde van 1,0. Dit betekent dat er binnen het Koning Willem I College geen sprake is van bovenmatig eigen vermogen.

De liquiditeit uitgedrukt in de liquiditeitsratio, de verhouding tussen de vlottende activa en de kortlopende schulden, bedraagt ultimo 2024 1,78 (2023: 1,92). Dit is ruim boven de signaleringswaarde van 0,5. Het saldo liquide middelen is door de € 4,1 miljoen positieve kasstroom over 2024 gestegen van € 45,8 miljoen naar € 50,0 miljoen. Deze stijging van wordt met name veroorzaakt door een mutatie in het werkkapitaal per ultimo 2024, vooral de eerder uitgelichte toename kortlopende schulden. Per saldo beschikt Koning Willem I College over een uitstekende liquiditeitspositie.

Koning Willem I College baseert het treasurybeleid op het treasurystatuut van de stichting ROC Noordoost-Brabant. Dit statuut is in 2024 herzien en voldoet aan de regeling beleggen, belenen en derivaten OCW 2016. Tegelijkertijd is een treasurycommissie ingesteld. De treasurycommissie toetst de treasury-activiteiten en volgt onder andere de ontwikkelingen van de geld- en kapitaalmarkt alsmede de liquiditeit(behoefte) van de organisatie.

Bij het Koning Willem I College is er in 2024, net als vorig jaar, geen sprake van beleggen en belenen. Het college staat op het standpunt dat publieke middelen worden verstrekt voor het primaire proces, te weten het verzorgen van onderwijs. Het college brengt dit proces niet in gevaar door het aangaan van risico’s die daar niet direct betrekking op hebben, zoals het risicovol beleggen van tijdelijk niet-bestede publieke middelen. Vandaar dat in 2022 het college volledig is overgegaan op schatkistbankieren. Dit betekent dat de liquide middelen bij het Rijk staan gestald en dat het college vanuit het Rijk rente ontvangt over de middelen op de rekeningcourant.

Prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s
De organisatie maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die de organisatie blootstellen aan markt-, rente-, kasstroom-, krediet- en liquiditeitsrisico’s. Daarom heeft het Koning Willem I College een beleid opgesteld, inclusief een stelsel van limieten en procedures, om de risico’s te beperken die onvoorspelbare ongunstige ontwikkelingen op de financiële markten kunnen hebben op de financiële prestaties van de organisatie.

Koning Willem I College heeft niet te maken met bijzondere prijsrisico’s en voldoet ruim aan de geldende solvabiliteits- en liquiditeitsnormen. De krediet- en liquiditeitsrisico’s en kasstroomrisico’s zijn zeer beperkt. De vorderingen uit hoofde van debiteuren betreffen vorderingen op studenten en vorderingen op overige debiteuren. Het college heeft regels en procedures opgesteld voor de betaling van cursusgelden door studenten. Het kredietrisico is niet geconcentreerd bij enkele partijen.

Hoewel het totale studentenaantal op 1 oktober 2024 iets hoger was dan 1 oktober 2023, zien we wel een verschuiving van bol naar bbl ontstaan. Het hogere studentenaantal, gecombineerd met overige activiteiten, heeft een effect op de formatie. Via het interne formatiemodel zorgen we er in de begroting van 2025 voor dat de formatie aansluit bij deze ontwikkelingen. De begroting van 2025 is dit jaar voor een groot gedeelte ‘bottom-up’ opgebouwd. De afdelingsdirecteuren hebben zelf aan kunnen geven welke middelen zij nodig hebben in 2025, voor hun reguliere exploitatie maar ook voor subsidieprojecten. Hierbij is rekening gehouden met de studentenaantallen per onderwijsafdeling. Een aantal posten is centraal vastgesteld, om een gelijk uitgangspunt binnen het college te creëren voor alle afdelingen.

Door het effect van de groei in het aantal studenten en de van toepassing zijnde T-2 systematiek voor de bekostiging, is de begroting 2025 met een neutraal resultaat opgesteld (een resultaat van € 0).

In de meerjarenbegroting gaan we uit van de prognose van DUO van het aantal studenten, waarbij afwijkend van de betreffende prognose uitgegaan wordt van een hoger aandeel BBL studenten. Het aandeel bbl-studenten in verhouding tot het aantal BOL studenten is gelijk gehouden aan de verdeling van 1 oktober 2024.

Met het begrip “gewogen” wordt bedoeld dat bol-studenten één keer meetellen en de bbl-studenten voor 0,4. Dit is in lijn met de bekostiging die het Koning Willem I College krijgt voor bol- en bbl-studenten. Het college gaat uit van een naar verhouding gelijke ontwikkeling over beide onderwijsstromen in de toekomstige jaren.

De ontwikkeling van het aantal VAVO studenten is gelijk gehouden aan de uitgangspunten van het aantal mbo-studenten. Op basis van het huidige politieke klimaat is voor Educatie een ander uitgangspunt gekozen. Voor 2025 en 2026 wordt op basis hiervan een daling van het aantal studenten Educatie verwacht, met vanaf 2026 een stabilisatie van het aantal studenten.

Het dalende percentage studenten ten opzichte van het landelijk totaal, zoals weergegeven in bovenstaande tabel, heeft als gevolg dat het relatieve bedrag van mbo-bekostiging van het Koning Willem I College ten opzichte van het totaal afneemt. Om een gezonde bedrijfsvoering te behouden zal het kostenniveau mee moeten bewegen om met een gezonde exploitatie de toekomst tegemoet kan treden. De T-2 methodiek helpt hierbij, omdat bij dalende studentenaantallen, de bekostiging nog gebaseerd wordt op hogere aantallen. Het belangrijkste sturingsmechanisme om een gezonde bedrijfsvoering te waarborgen is dat de formatie op gelijke voet met de studentenaantallen daalt.

De komende jaren wordt een stijging in de baten in opdracht van derden verwacht. De drijvende factor hierachter is de inzet op de LLO- activiteiten. Hier worden kansen gezien verder te groeien omdat bedrijven en instellingen in de krappe arbeidsmarkt ook vaker in zetten op her – en bijscholing. Tegenover deze stijging staat een daling van de verwachtte Educatie opbrengsten, met name vanuit inburgeringsactiviteiten. De reden voor deze daling is het huidige politieke klimaat waardoor verwacht wordt dat de immigratie afneemt.

Balans meerjarenbegroting
In onderstaande overzicht zijn, rekening houdend met onder meer de resultaatontwikkeling en de verwachte investeringsbedragen, de geprognosticeerde balansen opgenomen. De bedragen hieronder zijn, behalve de realisatie 2024, overgenomen uit de meerjarenbegroting. Startpunt van de meerjarenbegroting is de prognose die is opgesteld over 2024, deze is derhalve als kolom in onderstaande overzichten opgenomen. Op basis van onderstaande balans blijkt dat de solvabiliteit en liquiditeit op een goed niveau blijven, ruim boven de door het ministerie genoemde minimumgrenzen. 

De bestemmingsreserve, duurzame onderwijsinnovatie, zal tot en met 2027 aangewend worden conform de looptijd van de huidige strategie. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met een aanwending van circa € 1,5 miljoen per jaar. Daarnaast is de verwachting dat de omvang van de voorzieningen op de balans blijft stijgen, met name als gevolg van tredestijgingen van medewerkers en een ouder wordende populatie medewerkers.

Exploitatierekening meerjarenbegroting
In de meerjarenbegroting zijn vorengenoemde ontwikkelingen m.b.t. de studentenaantallen leidend geweest. Het berekende percentage ten opzichte van het totaal van de prognose van DUO is vervolgens afgezet tegen de meerjarenbegroting van het Ministerie OC&W. Op basis van dit uitgangspunt zijn de Rijksbijdragen bepaald. Tevens zijn op de studentenaantallen de ontwikkeling van de college- en examengelden ingeschat.

De baten in opdracht van derden bestaan voor het grootste gedeelte uit de verwachte ontwikkelingen binnen Educatie (daling) en een stijging in commerciële baten als gevolg van de verwachte groei in Leven Lang Ontwikkelen.

De personele kosten bewegen mee met de dalende studentenaantallen, en dus de bekostiging. De huisvestingskosten nemen iets af ten opzichte van 2024 en blijven vervolgens stabiel. Voor de jaren vanaf 2025 is als uitgangspunt genomen dat energiekosten niet substantieel zullen wijzigen. Met ingang van 2025 is geen sprake meer van extra kosten als gevolg van de fusie, gepresenteerd als buitengewone baten en lasten in bovenstaand overzicht. Wel zijn binnen enkele afdelingen nog kosten voor het verder verbeteren van de interne organisatie en infrastructuur opgenomen.

Meerjaren investeringenoverzicht

Voor het verzorgen van kwalitatief goed onderwijs zijn jaarlijks vervangings- en uitbreidingsinvesteringen nodig in de materiële vaste activa. Bovenstaande investeringen zijn verwerkt in de balans, tezamen met de afschrijvingen. Investeringen worden door twee afdelingen gedaan, Facilitair Bedrijf (FB) en Informatievoorziening (IV). Per saldo zijn de begrootte jaarlijkse investeringen iets lager dan de ingeschatte jaarlijkse afschrijvingen. Als gevolg van de vernieuwing van de netwerk infrastructuur is de investeringsbegroting in 2025 hoger dan de overige jaren.

De investeringen in gebouwen en terreinen zullen vooral liggen op het gebied van groot onderhoud, interne verbouwingen ten behoeve van een efficiëntere inrichting en op het gebied van duurzaamheid. In december 2024 heeft een desinvestering middels verkoop van een (deel van) een gebouw in eigendom plaatsgevonden.

Op basis van de beschikbare informatie is gewerkt naar een onderscheid tussen gepland (meerjarig) onderhoud en het overig beschikbare budget. Fluctuaties in de meerjaren onderhoudsbegroting volgen uit de onderhoudsplannen voor de verschillende locaties. Aanvragen door afdelingen binnen de organisatie maken toekomstige investeringen concreet en zal in de tijd een, met specifieke aanvragen onderbouwde, meerjarige investeringsbegroting opleveren. In 2025 wordt een start gemaakt met een integrale visie op huisvesting en planvorming daarvan. 

Kasstroomoverzicht meerjarenbegroting

Op basis van de meerjarenbegroting is de verwachting dat de positie liquide middelen in de komende jaren verder stijgt. Dit heeft een positief effect op de liquiditeitsratio, zoals gepresenteerd als kengetal bij de meerjarige balans.

Scenario-analyse
De opgenomen meerjarenbegroting is gebaseerd op de meest realistische aannames ten aanzien van de ontwikkeling van de studentenaantallen. Hierbij is gebruikt gemaakt van de landelijke prognoses. Waar de landelijke prognoses van DUO uitgaan van een stijging van het aantal bol-studenten en een daling van het aantal bbl-studenten, constateert het Koning Willem I College dat de afgelopen jaren het omgekeerde het geval is. Aangezien dit grote gevolgen heeft voor de bekostiging, rekenen we in de meerjarenbegroting met een constante verhouding bol en bbl op basis van 1 oktober 2024 (38,6% bbl-studenten). Gezien de grote impact van het aantal studenten op de Rijksbekostiging en daarmee op de meerjarenbegroting, zijn verschillende scenario’s uitgewerkt waarin het aantal studenten op 1 oktober 2024 steeds als uitgangspunt geldt:

• Positief scenario: Jaarlijks een 1 procentpunt hogere mutatie in de studentenaantallen voor het Koning Willem I College dan in de DUO prognose opgenomen.
• Basisscenario: Hierbij dalen de studentenaantallen jaarlijks met het percentage conform de prognose van DUO.
• Negatiever scenario: Jaarlijks een 1 procentpunt lagere mutatie in de studentenaantallen voor het Koning Willem I College dan in de DUO prognose opgenomen.

De studentenaantallen en de te ontvangen percentages van de landelijke bekostiging voor de scenario’s zijn in onderstaande tabel weergegeven.

In de scenario’s blijkt dat een positieve ontwikkeling van het aantal studenten, door de daarmee gepaard gaande hogere formatie druk legt op het rendement. In het meest ongunstige geval leidt dit in de toekomst zelfs mogelijk tot een (beperkt) verlies in de exploitatie. Een gematigd (en gestaag) dalend studentenaantal heeft volgens de T-2 systematiek van bekostiging echter een gunstig effect, aangezien het uitgangspunt van het Koning Willem I College is dat de formatie, en daarmee de personeelskosten, direct meebeweegt met de ontwikkeling in studentenaantallen.

Formatie ontwikkeling

Bovenstaande tabel bevat voor 2024 de formatie in loondienst en voor de begrotingsjaren de formatie inclusief externe inhuur, waardoor deze formatie hoger is dan 2024. Op basis van het beeld van de ontwikkeling van de studentenaantallen, en met een uitloop van tijdelijk toegekende formatie aan afdelingen, ontwikkeld de formatie zich met de behoefte van het primair proces mee. Naast deze afname wil het Koning Willem I College blijft de ambitie om toe groeien naar een verhouding OP : OBP van 70 : 30 in 2027 zodat gelden zoveel mogelijk besteed worden aan het primaire proces. De in de tabel hierboven gepresenteerde formatie is inclusief externen.

In de meerjarenbegroting wordt als basis uitgegaan van de ontwikkeling van de studentenaantallen en de verhouding tussen bol- en bbl-studenten. Als gevolg van de verwachtingen neemt de formatie af van een begroting van 1.617,8 FTE voor 2025 tot 1.523,8 FTE in 2029. Deze daling van 5,8% in personeel staat tegenover een daling van 4% in gewogen studentenaantallen gedurende dezelfde periode.

Planning en Control Cyclus
De Planning en Control-cyclus (P&C) is bedoeld om de activiteiten en middelen binnen onze organisatie te sturen en beheersen, zodat onze strategische doelstellingen worden behaald. Door activiteiten, resultaten en middelen op alle niveaus te bewaken, blijven we in control en houden we zicht op voortgang en risico’s. De P&C-cyclus maakt gebruik van de volgende instrumenten:

PDCA-cyclus
De Plan, Do, Check, Act (PDCA) cyclus is volledig geïntegreerd in onze onderwijskwaliteit en P&C-processen. Dit bevordert een continu verbeterproces.

Begroting (PLAN)
In december wordt jaarlijks de begroting vastgesteld voor vijf jaar, waarin doelen en middelen worden bepaald.

Uitvoering (DO)
De uitvoering richt zich op het realiseren van de in de begroting vastgestelde doelen met optimaal gebruik van middelen.

Rapportages (CHECK)

• Tertiaalrapportages (MARAP): Iedere vier maanden wordt een rapportage opgesteld over financiële en kwalitatieve kencijfers en een prognose van het jaareinde. Deze rapportages worden besproken met bestuur, directies, accountant en raad van toezicht.
• Maandelijkse MARAP: Naast de tertiaalrapportages ontvangt het college van bestuur iedere maand een beknopte MARAP. Deze rapportage bevat een afspiegeling van de cijfers van de afgelopen maand, signalen over risico’s, afwijkingen en andere relevante ontwikkelingen. Inhoudelijk is deze rapportage minder uitgebreid en bevat minder prognoses dan de tertiaalrapportages.
• Maandelijkse rapportages: Afdelingen ontvangen maandelijks voortgangsrapportages met financiële en formatieve kerncijfers (m.u.v. januari en juli).

Voortgangsgesprekken (CHECK, ACT)

• Tertiaalgesprekken: In februari, mei en oktober bespreken bestuur en directies de MARAP-resultaten en eventuele bijstellingen.
• Maandelijkse bilaterale gesprekken: Besprekingen tussen bestuur en directies op basis van voortgangsrapportages.
• 3-gesprekken: Directies overleggen maandelijks met hun HR-businesspartner en controller over financiële en formatieve ontwikkelingen.

Intern risicobeheersings – en controlesysteem
Op maandelijkse basis rapporteert afdeling Control met input vanuit verschillende afdelingen richting het college van bestuur in de vorm van een managementrapportage. Deze rapportage bevat actuele informatie over studenten, personeel en financiën. Daarnaast voert het college periodiek kwaliteits-, handhavings- en tevredenheidsonderzoeken uit, waarmee risico’s in beeld worden gebracht en adequate bijsturing kan plaatsvinden. Voor de financiële sturing wordt gebruikgemaakt van een begroting, een meerjarenbegroting, taakstellende budgetten voor diverse activiteiten, investeringen en voorzieningen.

Drie keer per jaar worden managementrapportagegesprekken (MARAP-gesprekken) georganiseerd tussen de afdelingen, Control en het college van bestuur. Deze gesprekken bieden een gelegenheid om strategische doelen en operationele risico’s uitvoerig te bespreken en om gezamenlijk tot verbeteracties te komen.

Een belangrijk instrument in het kwaliteitszorgsysteem blijft de interne audit, waarmee de onderwijskwaliteit bij de onderwijsafdelingen wordt onderzocht. Bij twijfel over de geboden onderwijskwaliteit worden verbeteracties geformuleerd en de voortgang gemonitord. Zelfevaluaties op basis van teamplannen, afgeleid van afdelingsplannen en de kaderbrief, zorgen ervoor dat de PDCA-cirkel wordt gesloten en opnieuw geopend.

De jaarlijkse accountantscontroles en de beschikbare studentenprognoses van DUO blijven belangrijk om zicht te houden op ontwikkelingen in studentenaantallen en risico’s rondom onderwijskwaliteit, financiën en demografische veranderingen. Hierdoor is er grip op de belangrijkste risico’s en kan de organisatie tijdig anticiperen.

Het omgaan met risico’s (risicomanagement) blijft een essentieel onderdeel van het realiseren van de strategische doelen uit het meerjarenplan. Risico’s worden bewust in kaart gebracht om weloverwogen keuzes te maken voor de beheersing ervan.

Beschrijving van de belangrijkste risico's en onzekerheden
De afgelopen jaren zijn stappen gezet om het risicomanagement verder te verbeteren met als doel een stelsel van risicobeheersing te ontwikkelen en te verankeren in de planning- en control cyclus. In 2024 is opnieuw gekeken naar het risicomanagement in het algemeen binnen het college, middels een DESTEP analyse voor de maatschappelijke ontwikkelingen en een analyse op basis van het INK model voor strategische risico’s. Een herijking en waar nodig bijstelling van de uitkomsten van deze analyses vindt jaarlijks plaats.

Gedurende het jaar 2024 is één nepfactuur onder druk met spoed betaald met een omvang van circa € 38.000,00. Het proces rondom spoedbetalingen is hierop aangescherpt. Middels additionele controles is uitgesloten dat sprake is van een structureel hiaat in de interne processen en de impact van grotere omvang is.

De belangrijkste onzekerheden en ontwikkelingen in de omgeving waarin het Koning Willem I College opereert zijn hieronder thematisch opgenomen. Door de ontwikkelingen inzichtelijk te maken en te bespreken, kunnen de belangen en invloedsferen nader geduid worden. Het is mogelijk dat ontwikkelingen zonder verdere invloed effect hebben op het college, daarom worden de acties die worden ondernomen op de ontwikkelingen niet specifiek geduid. Eventuele acties en reacties op deze ontwikkelingen zijn onderdeel van de strategie.

Hieronder zijn de belangrijkste risico’s opgenomen. Het Koning Willem I College is vastbesloten om een veilige, inclusieve en kwalitatief hoogstaande leeromgeving te bieden. Het college erkent dat bepaalde risico’s onvermijdelijk zijn bij het nastreven van innovatie en groei. De risicobereidheid varieert per risico. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige aanpak waarbij risico’s zorgvuldig worden afgewogen en beheerd, met het oog op de student, continuïteit van het onderwijs en vooruitgang. Om te duiden hoe het college met risico’s omgaat is de (gewenste) risicoreactie aangegeven.

In aanvulling op bovenstaande risico’s is sprake van wet- en regelgeving waaraan het Koning Willem I College dient te voldoen. Deze wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van privacy of de regeling publiek-privaat, krijgen binnen diverse afdelingen in het college apart aandacht. Voor publiek-privaat is in de aparte paragraaf “Beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten” het risicobeleid ben beheer toegelicht. Hieronder valt ook het risico van het niet voldoen aan de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.

Voor een bedrag van €4 miljoen voldoet het college momenteel niet aan de Europese aanbestedingswetgeving. Deze tekortkoming is ontstaan uit het fusieproces en benodigde slagkracht die nodig was. Ook nu maakt het college gericht keuzes om in stappen het bedrag te verlagen. Onze focus ligt in eerste instantie op de grotere bedragen. In dit licht wordt de aanbesteding Inhuur externen en telefoniekosten als eerste opgepakt in 2025.

Ten aanzien van frauderisico’s is in 2024 een onrechtmatige betaling vastgesteld. Naar aanleiding hiervan zijn direct corrigerende maatregelen genomen. Deze situatie heeft geleid tot extra alertheid binnen de organisatie en een aanscherping van de interne procedures rondom betalingen.

Tevens is er in 2024 ingezet op het beperken van kasgeldgebruik. Zo zijn medewerkers aangespoord om zoveel mogelijk op factuur te bestellen. Halverwege 2024 is bovendien de Moss-kaart geïntroduceerd als alternatief betaalmiddel, waarmee veel uitgaven nu digitaal kunnen worden gedaan en direct inzichtelijk zijn. Als laatst mogelijke optie blijft declaratie over, wat het kasgeldgebruik verder terugdringt.

Daarnaast wordt een integrale frauderisico-analyse opgesteld. Deze doorloopt in 2025 de vaststellingprocedure. De belangrijkste onderwerpen, die hierin met risico's en maatregelen worden benoemd, zijn onder andere:

- inkoop;

- activa;

- financiële processen;

- publiek-privaat.

De notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie’ is opgesteld om de interpretatieruimte van de wet- en regelgeving rond de bekostiging in te perken en is van toepassing op alle mbo-instellingen, waaronder Koning Willem I College.

In deze paragraaf worden de thema’s beschreven waarover het Koning Willem I College zich jaarlijks dient te verantwoorden.

1.     Uitbesteding onderwijs
Toerisme & recreatie
Bij de opleidingen Leisure & Hospitality en Travel & Hospitality is het onderwijs in de eerste helft van 2024 uitgevoerd door Cosmo Entertainment op het Koning Willem I College locatie 's-Hertogenbosch. In het uitbestedingscontract is opgenomen dat het onderwijsprogramma, de huisvesting en de uitvoering van het onderwijs door het Koning Willem I College worden bepaald. Daarnaast ziet het Koning Willem I College toe op de kwaliteit van de opleidingen. Deze opleidingen worden vanaf het schooljaar 2024-2025 niet meer uitbesteed. De kosten vanuit Cosmo bedroegen in 2024 € 677.000,00

Bouwen & wonen
Het Koning Willem I College heeft met Bouwmensen Oss/Veghel en 's-Hertogenbosch een samenwerkingsovereenkomst afgesloten voor de opleidingen timmeren, metselen en tegelzetten. Daarnaast heeft Koning Willem I College voor de opleiding schilderen een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de Schildersvakopleiding. Voor beide samenwerkingsovereenkomsten vindt het onderwijs op de locatie van de partner plaats en op de locatie van Koning Willem I College in Oss. Het onderwijs wordt uitgevoerd door Koning Willem I College docenten en instructeurs van de opleidingsbedrijven, waarbij de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het onderwijs ligt bij Koning Willem I College. Daarnaast ziet het college toe op de kwaliteit van de opleidingen. De meerwaarde van deze samenwerkingsovereenkomsten is gelegen in de expertise en branchecontacten die bij de opleidingsbedrijven aanwezig zijn. De kosten voor uitbesteding voor de afdeling Bouwen & Wonen bedroegen in 2024 € 212.000,00

2.     Investeren van publieke middelen in private activiteiten
Dit thema is vervallen en vervangen door de Beleidsregel Investeren van publieke middelen in private activiteiten. Zie voor de verantwoording van dit onderwerp de volgende paragraaf.

3.     Verlenen van vrijstellingen
Studenten konden in 2024 bij het Koning Willem I College op basis van eerder verworven kwalificaties (EVK) vrijstelling krijgen voor delen van een opleiding. De gehanteerde procedures zijn opgenomen in het Examenreglement Koning Willem I College. Bij volledige vrijstelling wordt een student ingeschreven als examendeelnemer. In het geval de student nog diverse onderwijsonderdelen moet volgen alvorens tot diplomering te komen, wordt hij of zij voor de benodigde duur ingeschreven als onderwijsdeelnemer.

4.     Les- en cursusgeld niet betaald door de deelnemer zelf
In 2024 hebben geen les- of cursusgeldbetalingen door het Koning Willem I College vanuit de reguliere bekostiging plaatsgevonden, anders dan een incidentele terugbetaling aan een uitgeschreven deelnemer. Betaling van cursusgeld door derden kan plaatsvinden door organisaties waar onze studenten werken. Indien cursusgeld door derden betaald wordt, is hiervoor een derdengeldverklaring van de deelnemer voorhanden.

Er is in 2024 ingezet op het inrichten van een structureel proces zodat in alle gevallen een derdengeldverklaring wordt getekend door de student.

5.     In- en uitschrijving en inschrijving van deelnemers in meer dan één opleiding tegelijk
A Uitschrijving kort na 1 oktober
Voor het in- en uitschrijven vlak voor, respectievelijk na, een teldatum hanteert het Koning Willem I College strikte interne regels die voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden die het ministerie van OCW hanteert. In de periode oktober tot en met december 2024 hebben in totaal 640 studenten zich uitgeschreven bij de instelling.

B Dubbele inschrijving
Indien er studenten in meer dan één opleiding zijn ingeschreven binnen Koning Willem I College, dan zal er slechts één inschrijving voor bekostiging in aanmerking worden gebracht.

C Gecombineerde trajecten educatie/beroepsonderwijs
Er zijn trajecten waarbij studenten zowel een educatie- als een beroepsopleiding volgen. Deze zijn beide bekostigd en deze trajecten voldoen elk aan de vereisten voor de bekostiging. De bekostiging en de uren(norm) voor het beroepsonderwijs voor deze studenten is hetzelfde als de bekostiging van het beroepsonderwijs voor de reguliere studenten.

6.     De deelnemer volgt een andere opleiding dan waarvoor hij is ingeschreven
Het komt voor dat studenten van het Koning Willem I College in individuele gevallen gedurende een opleiding willen overstappen naar een andere opleiding, in 2024 waren dit 621 studenten. Via gerichte loopbaanbegeleiding en een breed opleidingsaanbod kunnen de meesten van hen ingeschreven blijven, waardoor voortijdige schooluitval wordt voorkomen. Het Koning Willem I College ziet er in haar inschrijvingsprocedure op toe dat een student alleen ingeschreven staat in de opleiding die hij of zij daadwerkelijk volgt.

Het komt voor dat studenten meerdere diploma’s halen. De diplomabekostiging verloopt via de beslisboom van DUO. In 2024 zijn er 5500 diploma’s verstrekt, waarvan 5396 bekostigd. Hiervan hebben 21 studenten een tweede diploma ontvangen.

7.     Bekostiging van maatwerktrajecten ten behoeve van bedrijven
In 2024 organiseerde Koning Willem I College voor een aantal bedrijven maatwerktrajecten, waarbij bbl wordt gecombineerd met commerciële opbrengsten. Wanneer er in zo’n traject een derde - een bedrijf of een andere organisatie - een bijdrage betaalt voor het op maat snijden van trajecten voor eigen personeel is er sprake van een maatwerktraject. Er is dan daadwerkelijk sprake van ontwikkeling van lesstof die niet aan de reguliere student wordt aangeboden.

In 2024 is er slechts één maatwerktraject uitgevoerd in opdracht van PI Grave waaraan in totaal 18 studenten hebben deelgenomen. Het  private deel van de omzet van dit traject bedraagt in 2024 € 17.325,00.

8.     Buitenlandse deelnemers
Het Koning Willem I College verzorgt alleen onderwijs in Nederland. Buitenlandse studenten die hier rechtmatig verblijven en voldoen aan de inschrijfvoorwaarden, worden voor bekostiging in aanmerking gebracht.

Koning Willem I College is een onderwijsinstelling met een wettelijke taak om beroepsonderwijs te verzorgen, gefinancierd vanuit publieke middelen. Het middelbaar beroepsonderwijs kenmerkt zich door een sterke betrokkenheid van bedrijven en brancheorganisaties in de regio. Het college is daarmee een actieve partner in het bieden van scholing-, educatie- en opleidingstrajecten in de regio.

Wanneer er activiteiten mede onder verantwoordelijkheid van Koning Willem I College worden uitgevoerd, en voor zover deze activiteiten op meer dan alleen de uitvoering van de bekostigde wettelijke taak gericht zijn, is in principe de beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten van toepassing. Om onderwijskundige redenen voert Koning Willem I College deze activiteiten uit, of is hierbij betrokken, met als doel studenten een waardevolle praktijkervaring te bieden binnen een contextrijke leeromgeving. Het is belangrijk op te merken dat deze activiteiten altijd bijdragen aan de kwaliteit van ons onderwijs, en niet primair gericht zijn op het behalen van winst.

Geïnvesteerd vermogen en calculatiemethode
Voor een transparante verantwoording is het vereist om inzicht te geven in de omvang van de baten en van de geïnvesteerde publieke middelen in de private activiteiten. Koning Willem I College gaat bij het geïnvesteerd vermogen met publieke middelen uit van de definitie zoals deze in de Beleidsregel 2025 wordt gehanteerd. Alle met publieke middelen gefinancierde kosten worden gezien als geïnvesteerd publiek vermogen, ook wanneer deze worden gedekt met private opbrengsten.

Ook dient er te worden aangegeven of is gekozen voor een integrale kostprijs (ikp) of een marktconform tarief (mct). Hierbij is het beleid van Koning Willem I College dat ten aanzien van private activiteiten in principe wordt uitgegaan van de integrale kostprijs. Alleen wanneer het bepalen van de integrale kostprijs redelijkerwijs niet mogelijk is, wordt gekozen voor een marktconform tarief.

Nieuw in 2024 is het opstellen van een gerichte calculatie voor Inburgering. Hiervoor is een uitgebreid calculatiemodel ontwikkeld, waardoor inzicht ontstaat in de cijfers. Conform de definitie in de beleidsregel is er sprake van een geïnvesteerd vermogen. Op basis van de integrale kostprijs (met opslag voor overhead) is sprake van een investering met publieke middelen in private activiteiten wat bij de activiteitensoort educatie (Inburgering) leidt tot een negatief resultaat van € 1,1 miljoen. Op basis van de door Koning Willem I College toegekende meerwaarde voor de maatschappij en ons onderwijs in het bijzonder wordt deze activiteit, inclusief sturing en verfijning calculatie, komend jaar nauwkeurig geanalyseerd. De verwachting is dat deze activiteit vanaf 2026 kostendekkend zal zijn.

Vanuit de Koningsacademie worden er commerciële trajecten aangeboden aan bedrijven, zoals trainingen en cursussen, derde-leerweg-  en certificaattrajecten. Hierbij wordt geen publieke bekostiging gebruikt voor deze trajecten. Met behulp van een calculatiemodel worden deze trajecten kostendekkend uitgevoerd, waarbij zowel indirecte kosten als eventuele risico-opslagen worden meegewogen.

Ook zijn er gemengd gefinancierde trajecten (publiek-privaat), waarbij er studenten een regulier bekostigde opleiding volgen en daarnaast wensen van het bedrijf worden ingewilligd, zoals extra begeleiding of een alternatieve locatie. De aanvullende activiteiten worden niet betaald uit de publieke bekostiging maar separaat gefactureerd aan het bedrijf (als onderdeel van de baten contractactiviteiten), waarbij het kostendekkende bedrag wordt bepaald met behulp van het calculatiemodel.

Het (risico)beleid en beheer en organisatorische inbedding
Koning Willem I College heeft een beleidsnotitie publiek-privaat opgesteld waarin de kaders, voorwaarden en besluitvorming – inclusief verantwoordelijkheden van betrokkenen, inbedding , meerwaarde en processen - op hoofdlijnen zijn vastgelegd. Voor de activiteiten in 2024 kan dit als volgt worden samengevat:

Meerwaarde
Het Koning Willem I College heeft in de routekaart zijn doelstellingen ondergebracht in drie pijlers.

• Kansrijk: Ontwikkeling van talenten in een (digitaal) leernetwerk.
• Verbindend: Samenwerking met regionale community's en internationale partners.
• Bewust: Duurzaamheid en innovatie in het onderwijs.

Onderdeel van pijler verbindend is programmalijn leven lang ontwikkelingen. In deze programmalijn is de meerwaarde en noodzaak van de (publiek-) private activiteiten van het college in relatie tot onze bekostigde wettelijke taak beschreven. Dit houdt in dat het college, in samenhang met zijn onderwijsportefeuille, een strategische partner is in de regio in het opleiden en ontwikkelen van talentontwikkeling gericht op de behoeften van het werkveld. Ook is het Koning Willem I College een partner naar gemeenten en individuen in het uitvoeren van diverse educatieactiviteiten. 

Specifieke en uitgezonderde activiteiten
Het Koning Willem I College participeert in een aantal publiek-private arrangementen: AgriFood Capital, Grow Campus, Actieplan Leerbanen, Leren en werken Noordoost Brabant, Top Techniek in Bedrijf Noordoost- Brabant, Platform Techniek de Langstraat, Kennispact MBO Brabant. Deze worden alleen ontplooid onder de volgende condities:

• Het levert aantoonbare onderwijskundige meerwaarde op voor studenten;
• De doelstellingen sluiten aan op de uit te voeren wettelijke taken;
• De inzet van publieke middelen staat in een redelijke verhouding tot het te bereiken onderwijskundige doel;
• De financiële en andere risico’s zijn onderkend en afdoende afgedekt;
• De continuïteit van het onderwijs is geborgd; voorkomen dat studenten hun opleiding niet kunnen afronden of vertraging oplopen;
• Er mag geen sprake zijn van oneerlijke concurrentie;
• Er moet sprake zijn van toezicht, verantwoording, transparantie en integriteit.

Als laatste resteert een aantal private activiteiten dat is uitgezonderd van de verantwoording conform de beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten (art.2 lid 2 en 3):

• a) Activiteiten zoals genoemd in de Regeling beleggen, belenen en derivaten 2016. Deze activiteiten worden verantwoord in het bestuursverslag onder treasury.
• b) Activiteiten ten aanzien van de besteding van subsidies zoals bedoeld in art. 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze activiteiten worden verantwoord conform de betreffende subsidieregeling en indien van toepassing in het jaarverslag opgenomen in het G-model.